3 mẹo cộng tác giúp tăng lợi thế cạnh tranh cho team của bạn với Autotable

mẹo cộng tác giúp tăng lợi thế cạnh tranh cho team của bạn với Autotable

Nội dung

Trong bài đăng này, Autotable sẽ gợi ý ba mẹo cộng tác giúp tăng lợi thế cạnh tranh sử dụng Bảng dữ liệu và các tính năng của Autotable – mà có thể bạn chưa biết để mang lại những lợi thế cạnh tranh cho team của bạn

Có thể bạn đã sử dụng Autotable được một thời gian và thậm chí đang cộng tác với team của mình thông qua nền tảng Autotable. Nếu bạn đã sử dụng Autotable để cộng tác trong công việc với team của mình hoặc các bên liên quan khác, có thể bạn đã bắt đầu thấy một số cải thiện nhất định trong công việc. 

mẹo cộng tác giúp tăng lợi thế cạnh tranh cho team của bạn với Autotable

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể đưa sự cộng tác của team mình lên cấp độ cao hơn – và cung cấp cho nhóm của bạn những gì họ cần để hoàn thành nhiều hơn nữa?

Vậy hãy thử tưởng tượng nếu bạn có thể nâng hiệu quả cộng tác hiện tại lên gấp nhiều lần, và từ đó cung cấp cho team của bạn những thứ họ cần để đưa những thành công hiện tại lên một tầm cao mới. 

Tập trung những thông tin công việc của team vào cùng một nơi

Một trong những thử thách lớn khi xây dựng môi trường làm việc cộng tác là đảm bảo mọi người đều có thể truy cập thông tin bất cứ khi nào cần thiết để đóng góp vào dự án hoặc quy trình của họ. 

Một nghiên cứu cho thấy rằng người lao động dành 36% thời gian làm việc của họ để tìm kiếm và tổng hợp thông tin – và phần lớn thời gian, họ vẫn không thể tìm thấy thông tin họ cần.

Autotable có thể đóng vai trò là nguồn dữ liệu tập trung đáng tin cậy cho team của bạn, vì vậy họ có thể tìm thấy tất cả thông tin cần thiết để làm việc cùng nhau. Nhưng làm việc trong cùng một bảng dữ liệu không chỉ đơn giản là cập nhật thông tin vào các ô.

Bình luận và xem lịch sử hoạt động

Tính năng xem lịch sử hoạt động mang lại tính minh bạch về những thông tin dữ liệu đang được cập nhật và sử dụng trong bảng, vì tính năng này ghi lại cụ thể và rõ ràng ai là người đã cập nhật hoặc thay đổi thông tin gì vào thời gian nào. 

tính năng xem lịch sử hoạt động trong bảng dữ liệu Autotable

Thay vì phải sử dụng các ứng dụng chat bên ngoài để trao đổi những thông tin liên quan công việc nội bạn có thể chuyển những cuộc trò chuyện liên đó vào Autotable bằng cách sử dụng tính năng bình luận. Tính năng bình luận cho những thành viên liên quan có thể trao đổi thảo luận về công việc và đóng góp ý kiến ngay trong bảng làm việc chung, hoặc note lại những dòng dữ liệu chứa thông tin cần lưu ý. 

tính năng bình luận trong bảng dữ liệu Autotable

Sau đó, bạn – người quản lý hoặc người có quyền chủ quản – có thể theo dõi các cuộc trò chuyện và ghi chú những ý kiến và những thông tin về công việc ngay trong bảng Autotable.

Truy cập tất cả các tệp liên quan được đính kèm ngay trong Bảng

Autotable có trường dữ liệu Đính kèm, với trường này bạn có thể đính kèm tài liệu và hình ảnh từ Google Drive, Microsoft OneDrive, hoặc trực tiếp từ máy tính của mình. Bạn cũng có thể thêm URL để dễ dàng tham khảo các trang web với trường dữ liệu Website.

trường đính kèm Autotable

Đính kèm các tài liệu và hình ảnh có liên quan giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng tìm thấy các tệp bạn cần để hoàn thành công việc trong một dự án cụ thể mà không cần phải nhớ chúng được lưu ở đâu hoặc tìm kiếm chúng trên máy tính của bạn hoặc trong các ứng dụng khác. Điều này giúp bạn dễ dàng tổ chức công việc, vì tài liệu và hình ảnh được đính kèm vào hàng nhiệm vụ được chỉ định.

Những ai có quyền Chủ quản, quyền Tạo hoặc quyền Sửa trên Bảng đều có thể làm việc trực tiếp trong trang tính đó và sử dụng cũng như truy cập các nhận xét và tệp đính kèm.

Dễ dàng thu thập dữ liệu bằng Biểu mẫu Form

Giao diện Biểu mẫu – Form cho phép người khác thêm hàng vào Bảng dữ liệu. Giao diện Biểu mẫu là một cách tuyệt vời để bạn giúp các thành viên liên quan có thể nêu lên chính xác những nhu cầu, những ý kiến đóng góp và những sáng kiến của họ trong quá trình làm việc. 

Tạo một biểu mẫu để nắm bắt thông tin trực tiếp trong Bảng dữ liệu rất đơn giản. Xem video bên dưới để hiểu thêm cách thực hiện.

Ngoài ra, những thành viên liên quan hoặc không liên quan đều có thể tham gia điền thông tin vào bảng thông qua Biểu mẫu do đó có thể đảm bảo tính bảo mật và riêng tư mà những thông tin sau đó đều được tự động tổng hợp vào bảng giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và công sức do không phải tổng hợp thông tin theo phương pháp thủ công.  

Cung cấp quyền truy cập phù hợp cho đúng người

Hầu hết mọi người cộng tác trong Autotable bằng cách chia sẻ trực tiếp bảng dữ liệu với các thành viên trong team của họ hoặc các bên liên quan khác. Điều này có nghĩa là họ mời những người dùng khác cùng tham gia quản lý Bảng dữ liệu bằng nút chia sẻ.

Bạn có thể chia sẻ Bảng dữ liệu với bất kỳ ai có tài khoản Autotable thông qua tài khoản Email. Và cả những người dùng chưa tạo tài khoản Autotable vẫn có thể theo dõi những thông tin mà bạn cho phép họ truy cập (những quyền tiếp cận sẽ ở mức “Chỉ xem” và không thể thực hiện bất kỳ thao tác khác).

Tuy nhiên, mỗi người và mỗi team trong doanh nghiệp sẽ sử dụng Autotable theo những cách khác nhau. Không phải mọi người dùng đều có quyền truy cập giống nhau để thêm hoặc cập nhật thông tin trong bảng dữ liệu. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đảm bảo đúng người – cả thành viên nội bộ và bên ngoài – có quyền truy cập phù hợp – quyền Chủ quản – quyền Tạo – quyền Sửa – Bình luận – Chỉ xem. 

Hãy để tự động hóa di chuyển dự án của bạn về phía trước

Hãy tưởng tượng bạn có thể dành năm phút để thiết lập quy trình làm việc tự động, nhờ đó tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mà trước đây bạn đã sử dụng để theo dõi các cập nhật trạng thái, nhắc nhở họ về thời hạn và đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm biết các mục nhiệm vụ của họ. Với những thiết lập Automation để bạn gửi lời nhắc và yêu cầu cập nhật hoàn toàn tự động, bạn có thể cộng tác kết nối với mọi thành viên mà vẫn tiếp tục công việc ngay cả khi đang uống một tách cà phê.

Tìm hiểu các tính năng tự động hóa Automation khác của Autotable

Cập nhật trạng thái khi có thay đổi dữ liệu trong Gmail và Telegram

Khi cộng tác với team, hãy sử dụng tính năng tích hợp bảng với Telegram hoặc Gmail để tự động cập nhật thông tin mới nhất về một nhiệm vụ trong dự án của team. Với thiết lập Automation này, bảng dữ liệu sẽ gửi tin nhắn đến Telegram hoặc gửi mail đến Gmail của bạn ngay khi có sự thay đổi dữ liệu trong bảng

Không bao giờ quên thời hạn

Bạn có lo lắng về việc đội của bạn đạt thời hạn không? Bạn phải theo dõi sát sao nhân viên của mình những ngày sắp đến hạn công việc, để đảm bảo mục tiêu đang đi đúng hướng? Vậy bạn hãy thiết lập Auto-Reminder (tự động gửi lời nhắc theo lịch hẹn) bằng cách thiết lập Automation dựa theo trường Ngày giờ trong bảng dữ liệu của bạn.

Gửi cho bản thân và team của bạn một lời nhắc tự động khi các sự kiện quan trọng đang đến gần hoặc vào một ngày cụ thể cần phải hoàn thành việc gì đó. Bạn cũng có thể thiết lập một lời nhắc tự động sau khi một ngày trôi qua để kiểm tra các công việc đã quá hạn để nhắc nhở các thành viên trong trong team báo cáo tình hình.

Liên hệ với team qua kênh Fanpage Autotable để được hỗ trợ tư vấn thêm.

Scroll to Top