7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng

7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng

Nội dung

Việc ứng dụng công nghệ trong quá trình làm việc là vô cùng cần thiết, nhất là khi chúng ta đang sống và làm việc trong thời đại công nghệ kỹ thuật số. Có thể bạn nghĩ sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau sẽ giúp cho quá trình làm việc được chuyên nghiệp hơn. Trong thực tế, sử dụng cùng lúc nhiều ứng dụng sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp phải nhiều vấn đề khó có thể lường trước được nếu không có một kế hoạch, quy trình quản lý hiệu quả. Bài viết hôm nay sẽ nói về 7 vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng trong việc tiếp nhận thông tin, quản lý.

7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng
7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng 4

Đa số các doanh nghiệp đều phải dùng nhiều công cụ khác nhau trong quá trình làm việc. Những công cụ này bao gồm công cụ giao tiếp (nhắn tin, gọi điện hoặc video call trực tuyến), công cụ quản lý khách hàng (CRM), dự án… Nhưng nhiều nhất vẫn là những công cụ quản lý công việc và quản lý hệ thống. 

Vấn đề lớn của doanh nghiệp đó chính là các ứng dụng, hệ thống đó hoạt động độc lập với nhau, tốn nhiều thời gian và công sức để lưu trữ – phân tích và truyền tải thông tin bằng tay. Từ đó dẫn đến nhiều vấn đề dẫn đến giảm tính hiệu quả mà việc ứng dụng công nghệ, kĩ thuật số đem lại.. 

Đây là một thách thực mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều nhận thấy nhưng chưa có cách giải quyết triệt để vì chi phí tự xây dựng riêng một ứng dụng tổng thể cho mình rất cao. Tuy nhiên nếu không được xử lý sớm thì sẽ gây ra những tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Dưới đây là 7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng mà Autotable nhận thấy:

1. Dữ liệu bị phân tán

Một vấn đề dễ thấy đầu tiên đó là dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi, nhiều nền tảng quản lý khác nhau. Dữ liệu trên hệ thống CRM sẽ khác với dữ liệu trong hệ thống quản lý doanh thu hoặc hệ thống quản lý các dự án Marketing và điều quan trọng hơn là những dữ liệu này không liên kết với nhau. Đồng nghĩa với việc khi bạn muốn lấy dữ liệu từ CRM để chuyển qua hệ thống theo dõi doanh thu bạn sẽ cần phải xuất dữ liệu và nhập lại.

Trong doanh nghiệp có hàng chục thậm chí hàng trăm hệ thống dữ liệu, như vậy những nhân viên trong doanh nghiệp có thể mất hàng giờ liền chỉ để xuất và nhập dữ liệu đã có từ hệ thống này sang hệ thống khác.

2. Không có dữ liệu theo thời gian thật

Phải tốn thời gian để nhập dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác và trong thời gian đó dữ liệu đã nhanh chóng trở nên lỗi thời. Những số liệu đã không còn bắt kịp với tình hình thực tế. Từ đó ảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin trong team cũng như ảnh hưởng đến những báo cáo số liệu cần thiết để nhà quản lý có thể đưa ra quyết định.

3. Dễ bị sai sót thông tin

Như đã nêu ở trên khi thông tin bị phân tán trên nhiều hệ thống quản lý, bạn sẽ cần nhập lại dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Từ đây có thể thấy một vấn đề thứ hai đó là sai sót dữ liệu. Số lượng dữ liệu bị sai sót khi được nhập từ hệ thống này qua hệ thống khác lên đến 5%. 

Có nhiều nguyên nhân cho sự sai sót này. Nguyên nhân có thể đến từ bản thân hệ thống, mỗi hệ thống đều có nguyên tắc và cách xử lý dữ liệu khác nhau, nên không thể đảm bảo tính chính xác 100% khi nhập liệu từ hệ thống khác. Nguyên nhân thứ hai thường là do người nhập liệu, và còn nhiều nguyên nhân khác. 

Hãy thử tưởng tượng dữ liệu khi từ hệ thống A sang hệ thống B bị sai sót 5%, và từ hệ thống B sang hệ thống C lại bị sai sót thêm 5% và cứ liên tục như vậy. Tổn thất mà những sai sót này gây ra cho doanh nghiệp là con số khổng lồ.

4. Giảm năng suất công việc

Autotable
7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng 5

Sẽ rất khó để tìm nguồn thông tin bạn đang cần thiết cho công việc nhất là khi bạn còn không biết nên tìm nó ở đâu. Đồng nghĩa với việc team phải tốn nhiều thời gian để tìm và xử lý dữ liệu và thông tin thay vì dành thời gian đó cho công việc tạo ra nhiều giá trị hơn.

Bên cạnh đó việc vận hành cùng lúc nhiều hệ thống quản lý sẽ là gánh nặng cho đường truyền băng thông của doanh nghiệp, từ đó thời gian xử lý dữ liệu sẽ bị trì trệ trên diện rộng. 

Ngoài ra mỗi hệ thống quản lý sẽ có cách sử dụng khác nhau, đòi hỏi bạn cần học cách sử dụng mỗi nền tảng và tốn chi phí cũng như thời gian để đào tạo cho các team cách sử dụng từng nền tảng khác nhau.

Thay vì dành thời gian để tiến hành những ý tưởng mới, tìm ra những cách cải tiến sản phẩm, cải thiện trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh thu thì team của bạn đang mắc kẹt trong công việc nhập xuất và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng khác nhau.   

Tham khảo thêm những bài viết khác tại Blog Autotable

5. Không thể nâng cấp đồng bộ

Hệ thống quản lý dù hiện đại như thế nào cũng sẽ đến lúc cần nâng cấp hoặc bảo trì. Nếu một hệ thống gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến hàng chục hệ thống khác, và quá trình xử lý sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí. 

Mỗi hệ thống sẽ có khung thời gian nâng cấp khác nhau. Nghĩa là bạn cần bảo trì hệ thống quanh năm, vì hệ thống này vừa bảo trì hoặc nâng cấp xong lại đến một hệ thống khác cần được bảo trì hoặc nâng cấp. Thậm chí có thể bạn còn cần phải tuyển một bộ phận kỹ thuật chuyên nghiệp để có thể kịp thời nâng cấp và bảo trì hệ thống thường xuyên.

6. Không cung cấp được bức tranh tổng quan

Có thể xem mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được là một bức tranh ghép lớn và mỗi hệ thống quản lý dữ liệu là một mảnh ghép nhỏ trong bức tranh đó. Nhưng việc những dữ liệu trong hệ thống này bị phân tán và thiếu liên kết cũng giống như những mảnh ghép đang nằm rải rác khắp nơi.

Một team 50 người có sử dụng đến hơn 20 công cụ, chưa kể mỗi cá nhân trong team còn có thể có những công cụ của riêng họ.

Bản thân nhiều hệ thống chưa chắc đã có thể cung cấp một cái nhìn tổng quát và đầy đủ cho người dùng nên đòi hỏi team phải sử dụng thêm những công cụ hỗ trợ thu thập và xử lý thông tin từ những ứng dụng hệ thống hiện có. 

Tùy thuộc vào số lượng công cụ quản lý đang sử dụng, nhà quản lý có thể gặp khó khăn khi cập nhật báo cáo thông tin và theo dõi các chỉ số KPI.

Hơn nữa, để tổng kết được những số liệu cần thiết, nhà quản lý cần có dành thời gian cho từng hệ thống đang dùng. Thay vì thời gian có thể được dành cho việc lập kế hoạch chiến lược và thực hiện các hoạt động có ROI cao lại được dành cho việc tìm kiếm thông tin.

7. Nguy cơ trong vấn đề bảo mật thông tin

Việc sử dụng nhiều công cụ – hệ thống quản lý tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin rất cao và khi xảy ra rò rỉ cũng sẽ khó để có thể tra ra nguồn rò rỉ để xử lý. Do có nhiều hệ thống và trong quá trình nhập xuất dữ liệu từ hệ thống này qua hệ thống khác gây ra rò rỉ thông tin, bạn sẽ không biết được thông tin bị rò rỉ từ lúc chuyển từ hệ thống nào qua hệ thống nào.

Lời kết

7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng trên luôn là vấn đề khiến bộ phận quản lý đau đầu và tìm kiếm phương hướng xử lý. Tuy vậy, thị trường không có nhiều giải pháp thực sự hiệu quả.

Autotable
7 Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi cùng lúc sử dụng nhiều ứng dụng 6

Tuy nhiên, với định hướng mới là nơi Kết nối – lưu trữ – phân tích và luân chuyển dữ liệu, Autotable trong tương lại sẽ là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc tiếp tục vận hành với các ứng dụng hiện có một cách tối ưu mà không cần tốn nhiều thời gian, chi phí để xây dựng lại một mô hình vận hành mới.

Hãy tiếp tục theo dõi Autotable để cập nhật thêm các tính năng hữu ích và nâng cao hiệu suất công việc, tăng cường ROI của doanh nghiệp bạn.

Scroll to Top