Automation giúp doanh nghiệp lấy lại thời gian quý giá

automation-giup-doanh-nghiep-lay-lai-thoi-gian-quy-gia

Nội dung

Tự động hóa trong văn phòng không phải là điều mới mẻ, với hướng phát triển tập trung vào quy trình của những công việc được lặp đi lặp lại. Nhờ vậy mà Automation giúp doanh nghiệp lấy lại thời gian quý giá. Chúng ta có thêm thời gian để tư duy sáng tạo và tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, giải pháp Tự động hóa cho phép xây dựng quy trình cụ thể cho từng bộ phận nhưng tạo tính nhất quán trong toàn doanh nghiệp.

Cơ hội lớn nằm trong việc tự động hóa những công việc còn “lỏng lẻo”, chưa có cấu trúc mà doanh nghiệp phải thực hiện hàng ngày, trong mọi bộ phận như vậy sẽ giải phóng thời gian quý báu cho người lao động để tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.

Vậy chúng ta đang nói về những quy trình nào? Dưới đây là hai ví dụ phổ biến có thể hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa. Cả hai thường liên quan đến việc tạo tệp đính kèm, gửi email và theo dõi thủ công. Dưới đây là cách tự động hóa có thể biến đổi quá trình cập nhật và phê duyệt:

  • Cập nhật: Để báo cáo hàng tuần, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình tự động để thu thập thông tin từ nhân viên, nhà cung cấp hoặc khách hàng. Doanh nghiệp nhận được thông tin họ cần mỗi tuần mà không cần phải hỏi thông qua các trang biểu mẫu tự động cập nhật thông tin vào hệ thống dữ liệu – cắt giảm lượng email khổng lồ và các cuộc họp trực tiếp. Quy trình tự động cũng kích hoạt thông báo khi thiếu thông tin hoặc khi thông tin mới được yêu cầu.
  • Phê duyệt: Ví dụ: khi đăng ký mua hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình tự động chỉ định thời điểm yêu cầu được gửi và ngày chính xác khi cần phê duyệt. Với tính năng tự động hóa, những người phê duyệt được thông báo tự động qua email hoặc thông báo đẩy, giúp nhân viên đã yêu cầu phê duyệt không phải tạo yêu cầu và gửi lời nhắc.

Bạn có thể tham khảo bài viết: Automation có thể tăng sự liên kết của nhân viên như thế nào?

Đây là những công việc đơn giản, nhưng chúng làm mất nhiều thời gian khi thực hiện lặp đi lặp lại và thủ công. Một cuộc khảo sát cho thấy nhiều người trong chúng ta dành hơn một phần tư tuần làm việc cho những công việc lặp đi lặp lại. Hơn nữa, gửi và nhận email cũng như nhập dữ liệu, là những công việc tốn nhiều thời gian nhất.

automation-giup-doanh-nghiep-lay-lai-thoi-gian-quy-gia
Automation giúp doanh nghiệp lấy lại thời gian quý giá 2

Tự động hóa những tác vụ này theo phương pháp truyền thống là một thách thức vì chúng rất đa dạng. Một quy trình có thể bao gồm một hoặc nhiều bước, diễn ra trong một ứng dụng duy nhất hoặc liên kết dữ liệu từ một hệ thống hồ sơ khác. 

Những gì mà doanh nghiệp cần là một nền tảng cho phép bất kỳ người dùng nào dù là có hoặc không có kiến thức hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ cũng có thể tham gia tổ chức, vận hành và thực hiện các quy trình tự động hóa cho kinh doanh. Việc cho phép người dùng cấu trúc quy trình của họ để họ có thể tự động hóa các tác vụ giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác và kịp thời của thông tin cần được giải quyết.

Khi tự động hóa, các CIO phải xem xét cách triển khai các khả năng này và đạt được giá trị tối đa. Dưới đây là một số mẹo để áp dụng tự động hóa giữa các nhân viên:

  • Sử dụng nền tảng tự động hóa quen thuộc. Hạn chế để người dùng và nhân viên của bạn phải làm việc trên một hệ thống quản lý công việc xa lạ và phức tạp dù bạn đã quen sử dụng nền tảng ứng dụng đó.
  • Bắt đầu với nhóm nhỏ. Xác định nhóm đối tượng nào sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa và khuyến khích họ thử nghiệm. Theo dõi tiến trình của họ và thu thập các phương pháp hay nhất trước khi triển khai rộng rãi hơn.
  • Giáo dục team về các loại quy trình mà họ có thể tự động hóa. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng có thể tạo nhiều năng suất, nhưng quy trình này đủ nhỏ và không quá phức tạp để tránh việc phải nhờ đến bộ phận IT hoặc chuyên gia bên ngoài.
  • Công cụ No-code. Nền tảng No-code hướng đến mục tiêu bất kỳ ai cũng có thể lập trình hệ thống quản lý dữ liệu mà không cần phải viết mã – để trao quyền cho phần lớn lực lượng lao động, hãy chọn một nền tảng không yêu cầu viết mã.

Có thể bạn đang thắc mắc tại sao bài viết này không đề cập đến “trí tuệ nhân tạo”. Đó là bởi vì tự động hóa không bắt buộc cần đến AI. Một nền tảng tự động hóa tốt sẽ không cần đến những chuyên gia hoặc một đội lập trình chuyên nghiệp để hoạt động.

Nguồn tham khảo bài đọc thêm tại CIO.com

Scroll to Top