Bạn phải dự bao nhiêu cuộc họp trong một tuần?

Bạn phải dự bao nhiêu cuộc họp trong một tuần?

Nội dung

Ở cấp độ quản lý, bạn mất bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp trong một tuần?

Bạn có phải họp giao ban vào thứ 2, họp bộ phận quản lý vào thứ 3? Trong tuần, bạn phải họp với các bộ phận khác trong công ty, họp triển khai dự án mới, họp tìm cách xử lý vấn đề phát sinh, họp phát triển sản phẩm mới …?

Trong các cuộc họp đó, bao nhiêu cuộc họp bạn nắm được rõ thông tin mình sẽ phải chuẩn bị trước? Các bộ phận khác cần thông tin gì từ mình? Bao nhiêu lần bạn phải xin phép mọi người chờ chút để tìm tài liệu, thông tin được hỏi tới? Thậm chí có bao giờ bạn phải dự các cuộc họp mà không có nội dung liên quan đến mình?

Bảng quản lý thông tin cuộc họp hiệu quả
Bảng quản lý thông tin cuộc họp hiệu quả

Sau các cuộc họp, bạn có mất thời gian để tổng hợp thông tin từ các cuộc họp đó không? Bạn có thể nắm bắt và theo dõi được ai phải làm nhiệm vụ gì, bộ phận nào phải hoàn thành gì?

Phần lớn chúng ta chỉ có thể nhớ, lên kế hoạch và thực hiện những thông tin mà bản thân hoặc bộ phận của mình phải thực hiện. Hãy tưởng tưởng trước khi bước vào cuộc họp, tất cả các thành viên liên quan đã nhận được danh sách các câu hỏi, vấn đề cần giải quyết và có thời gian tổng hợp thông tin, cập nhật ngược lên hệ thống. Khi đó cuộc họp sẽ chỉ tập trung vào tìm giải pháp, thay vì phải chờ nghe báo cáo lại.

Sau đó, tất cả các thành viên sẽ sử dụng một bảng theo dõi công việc cần phải giải quyết, hoặc các bước tiếp theo của dự án, điền thêm các câu hỏi, các vấn đề phát sinh cần giải quyết mà cần các thành viên khác hỗ trợ, hoặc sẽ phải bàn luận trong cuộc họp kế tiếp. 

Trong thực tế, bạn có thể đang xài rất nhiều loại các ứng dụng khác nhau để tổ chức, quản lý cuộc họp như: ứng dụng lên lịch và thông báo cuộc họp, ứng dụng quản lý dự án, ứng dụng cập nhật thông tin, ứng dụng chat, ứng dụng lưu trữ file chia sẻ … Việc sử dụng nhiều loại ứng dụng sẽ khiến bạn mất thời gian tìm kiếm, tổng hợp thông tin, mất thời gian báo cáo trong cuộc họp. Đôi khi bạn sẽ quên, hoặc thực hiện thiếu sót yêu cầu được giao trong cuộc họp (đặc thù các cuộc họp team, giữa hai phòng ban sẽ không có biên bản cuộc họp). Thật sự bạn hài lòng với việc phải chuyển đổi giữa các ứng dụng đó?

Tại sao bạn không thử tự xây dựng một ứng dụng, bảng quản lý thông tin các cuộc họp của team mình với www.autotable.vn ? Mỗi team, mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu, phương cách quản lý thông tin khác nhau, do đó tự xây dựng hệ quản lý thông tin của mình sẽ là một giải pháp hợp lý, giảm tải chi phí, thời gian để thay đổi quy trình theo các ứng dụng có sẵn. Ngoài ra việc tự xây dựng hệ quản lý thông tin sẽ đáp ứng đúng và đủ nhau cầu của bạn, của team, và khi cần, có thể mở rộng ra cho toàn doanh nghiệp mà không lệ thuộc vào bên thứ ba.

À, còn nếu như bạn không biết bắt đầu như thế nào, hãy tham khảo Bảng mẫu quản lý cuộc họp – meeting tại:  Bảng quản lý cuộc họp để bắt đầu tạo ra những cuộc họp ngắn gọn và hiệu quả.

Scroll to Top