Bonus Kiến thức Quản lý dự án

Nội dung

Bonus Kiến thức Quản lý dự án – Những tip giúp bạn quản lý dự án

Lập kế hoạch quản lý dự án là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của mọi dự án. Bài viết Bonus Kiến thức Quản lý dự án gồm nhiều tip giúp tất cả mọi người, kể cả những quản lý mới cũng có thể lập nên những kế hoạch dự án mang về hàng triệu đô cho công ty.

Bonus Kiến thức quản lý theo dõi tạo kế hoạch báo cáo dự án thành công

Nhiều loại báo cáo dự án được tạo ra trong giai đoạn thực hiện để theo dõi tiến độ của dự án. Báo cáo tình trạng dự án không chỉ hoạt động như một công cụ giao tiếp quan trọng trong quá trình thực hiện dự án mà còn là tài liệu lịch sử quan trọng thông báo sự phát triển của các dự án trong tương lai. Điều này làm cho việc ước tính phạm vi của các dự án trong tương lai không phải là một cuộc phỏng đoán trong bóng tối và nhiều hơn là một phỏng đoán có học thức.

Báo cáo tình trạng dự án có một số mục tiêu chính, bao gồm:

  • Làm cho giao tiếp trong tổ chức trở nên liền mạch
  • Đơn giản hóa quy trình giao tiếp
  • Giữ cho các bên liên quan biết khi dự án tiến lên
  • Cung cấp thông tin phù hợp, đến đúng các bên liên quan, vào đúng thời điểm
  • Tăng cường hỗ trợ tổ chức cho tất cả mọi người tham gia

Theo dõi, theo dõi và báo cáo dự án là một quá trình mang tính cộng tác cao. Không giám sát và theo dõi tiến độ của một dự án, báo cáo không chính xác. Do đó, các nhóm phải cộng tác khi tạo báo cáo, để thông tin liên lạc rõ ràng. Sự hợp tác và giao tiếp này được tạo điều kiện thuận lợi bởi các công cụ quản lý dự án phù hợp. Phần mềm theo dõi dự án trợ giúp với các lĩnh vực và quy trình quản lý dự án quan trọng như quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên.

Bonus Kiến thức Sáu yếu tố của một báo cáo dự án

Thông tin dự án (1).png

Khi giai đoạn thực hiện tiến triển, điều quan trọng là phải báo cáo về tiến độ dự án để tiến độ không bị chệch hướng. Báo cáo dự án toàn diện bao gồm sáu yếu tố:

Thông tin dự án

Bắt đầu với những điều cơ bản. Tên của dự án là gì? Ai sẽ quản lý dự án? Các nguồn sẵn có là gì? Theo dõi thời gian, chi phí và nhiệm vụ hiệu quả yêu cầu thông tin chi tiết. Sẽ không an toàn khi cho rằng các bên liên quan chia sẻ sự quen thuộc của bạn với dự án. Thay vào đó, hãy cung cấp thông tin mà bạn biết họ sẽ cần, ngay cả khi điều đó có vẻ là quá mức cần thiết. Điều này giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đồng thời tạo cơ sở để dự án được quy chiếu như một tiền lệ khi các dự án trong tương lai đang được lên kế hoạch.

Thông tin trạng thái

Ngày báo cáo là thông tin trạng thái dự án quan trọng nhất và phải luôn luôn là trung tâm. Ngoài ra, dữ liệu tách báo cáo trạng thái với các báo cáo khác qua bàn của các bên liên quan nên hiển thị để thu hút sự chú ý.

Đánh giá cột mốc

Các mốc quan trọng là điểm tiếp xúc chính cho dự án của bạn. Chúng đóng một vai trò thiết yếu khi theo dõi thời gian vì chúng đóng vai trò là kim chỉ nam cho các công việc còn lại và lịch trình để hoàn thành công việc. Tiến hành đánh giá cột mốc cho phép các bên liên quan thấy được tiến độ thực tế so với những gì được ước tính trong đề xuất dự án.

Tóm tắt dự án

Bản tóm tắt dự án bao gồm ngày hoàn thành dự kiến, cũng như các nguồn lực và chi phí đã tiêu tốn. Bao gồm các vấn đề gây ra sự chậm trễ là một thành phần tóm tắt quan trọng. Cần có một lời giải thích rõ ràng về việc những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến ngân sách và thời gian như thế nào cũng như công việc đang được thực hiện để đảm bảo mọi thứ được sửa chữa để đưa dự án trở lại đúng hướng.

Vấn đề và Rủi ro

Phần này là đơn giản. Liệt kê các vấn đề và rủi ro bạn đã gặp phải. Lưu ý cách những điều này đang được giải quyết. Cuối cùng, hãy phác thảo các giải pháp tác động tích cực đến việc thực hiện dự án như thế nào. Quá trình đánh giá rủi ro và quản lý rủi ro phải được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án.

Số liệu dự án

Sao lưu các câu lệnh với số cứng và điểm dữ liệu. Các chi tiết lập kế hoạch dự án nên phác thảo các số liệu này. Hiển thị các dữ liệu minh họa sự thành công của dự án của bạn cho đến nay, hoặc nêu bật những nhu cầu cần cải thiện ngay lập tức. Việc xác định các chỉ số đo lường tiến độ dự án là điều cần thiết để theo dõi nhiệm vụ, thời gian, chi phí và quản lý đội ngũ.

Bonus Kiến thức Các phương pháp hay nhất về báo cáo dự án

Với những yếu tố này, có một số phương pháp báo cáo dự án tốt nhất cần xem xét:

Thông tin dự án (3).png
  • Giao tiếp là nền tảng: Báo cáo trạng thái là yếu tố quan trọng trong kế hoạch truyền thông của bạn. Tuy nhiên, những báo cáo này không nhất thiết phải bao gồm tất cả mọi thứ và dành cho tất cả mọi người. Viết báo cáo theo cách cung cấp thông tin phù hợp đến đúng người, vào đúng thời điểm, phải là mục tiêu bao trùm. Báo cáo tình trạng hàng tuần là thông thường nhất để theo dõi tiến độ dự án.
  • Nhất quán: Nhất quán là chìa khóa. Tìm một định dạng và phương pháp phân phối phù hợp với các bên liên quan của bạn và gắn bó với nó. Họ sẽ đánh giá cao khả năng dự đoán của thông tin họ nhận được.
  • Đặt mục tiêu và đo lường:Thiết lập các chỉ số đo lường là một phần quan trọng của báo cáo và giám sát dự án. Theo đó, những số liệu này phải là cách bạn đo lường tiến độ dự án so với các mục tiêu trong suốt vòng đời của dự án.
  • Giữ mọi thứ đơn giản: Giữ các báo cáo đơn giản để đảm bảo tính hiệu quả. Đừng lôi kéo những chi tiết không liên quan đến vấn đề mà bạn đang báo cáo.
  • Luôn xác minh những gì bạn đang báo cáo: Một ý tưởng tồi nếu cho rằng thông tin là chính xác mà không thực hiện thẩm định để đảm bảo thông tin đó đúng.
  • Đặt ra các tiêu chuẩn: Việc đơn giản hóa báo cáo được thực hiện dễ dàng hơn thông qua việc tạo ra các tiêu chuẩn xác định cấu trúc báo cáo và cách thông tin được trình bày. Do đó, việc xây dựng các mẫu để làm cho công việc dễ dàng hơn là một bước đầu tiên tuyệt vời.

Trong suốt bất kỳ dự án nào, điều quan trọng là phải đánh giá báo cáo để tránh sai lệch phạm vi. Khi các nhóm dự án bắt đầu hoạt động và các chuỗi hoạt động phát triển, điều quan trọng là phải giữ cho mọi người phù hợp với nhau. Điều này đảm bảo phạm vi dự án không bị ảnh hưởng.

Giám sát phạm vi dự án Scope Creep

Việc xác định phạm vi dự án và theo dõi nó phải là ưu tiên hàng đầu của mọi nhà quản lý dự án. Có năm cách để tránh phạm vi creep:

Thông tin dự án (2).png
  1. Ghi lại tất cả các yêu cầu của dự án: Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trên.
  2. Thiết lập các quy trình kiểm soát thay đổi: Nếu phạm vi thay đổi xảy ra, điều quan trọng là phải có các quy trình kiểm soát thay đổi để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.
  3. Tạo một lịch trình dự án rõ ràng: Một lịch trình dự án kỹ lưỡng vạch ra các mục tiêu của dự án. Nó vạch ra những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Lịch trình này được tham chiếu dựa trên tài liệu yêu cầu của kế hoạch dự án để đảm bảo mọi thứ đang tiến triển. Nếu không, lịch trình sẽ đặt khóa học để điều chỉnh hoặc thay đổi.
  4. Xác minh phạm vi với các bên liên quan: Việc xem xét phạm vi với tất cả các bên liên quan là điều đáng giá trong suốt vòng đời của dự án. Cùng nhau xem xét lịch trình và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ mà các bên liên quan đang mong đợi được thực hiện theo một mốc thời gian nhất định cũng là một ý kiến hay.
  5. Kết nối toàn bộ team thực hiện: Đảm bảo team dự án của bạn hài lòng với cách mọi thứ đang diễn ra trong suốt dự án. Khi quá trình kiểm soát thay đổi bắt đầu có hiệu lực, hãy cho team biết nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Các cuộc họp 1:1 hàng tuần hoặc các cuộc họp team để xem xét nhiệm vụ và cả tiến độ dự án tổng thể là một cách tuyệt vời để giữ cho team của bạn kết nối với nhau.

Thực hiện quản lý dự án theo từng bước một có thể giúp giảm bớt áp lực của tất cả mọi người tham gia và mang lại hiệu quả như mong muốn. Kết hợp sử dụng phần mềm quản lý dự án, hoặc mẫu theo dõi dự án, để dễ dàng tạo các báo cáo cần thiết.

Autotable.vn cung cấp các công cụ giúp cho việc cộng tác – lưu trữ – chia sẻ – kết nối để quản lý dự án ít tốn thời gian hơn và trực quan hơn.

Tạo tài khoản Autotable ngay hôm nay để nhận gói dung lượng miễn phí lên đến 150MB!Lilith Càng

Scroll to Top