Cộng tác như thế nào khi làm việc tại nhà?

cong-tac-nhu-the-nao-khi-lam-viec-tai-nha

Nội dung

Tình hình dịch bệnh hiện tại đã đi vào ổn định, và nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu đi vào hoạt động như trước đây. Nhưng có nhiều thay đổi mà các chủ doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thích nghi để có thể phát triển ổn định sau dịch, đó là ngày càng có nhiều người lao động chọn làm việc tại nhà. Vậy câu hỏi đặt ra là Cộng tác như thế nào khi làm việc tại nhà.

Có hai điểm mà doanh nghiệp cần chú ý để chuyển đổi số thành công, đó là tốc độ và tính linh hoạt. 

Vấn đề đầu tiên đó là luôn đi trước đối thủ là cách để doanh nghiệp gây điểm trong mắt người tiêu dùng và nhà đầu tư. Vấn đề thứ hai, doanh nghiệp cần phải luôn nhanh chóng nắm bắt những thay đổi về nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng thì mới mong có thể giữ chân người tiêu dùng cũng như là tìm thêm nguồn khách hàng mới. 

cong-tac-nhu-the-nao-khi-lam-viec-tai-nha
Cộng tác như thế nào khi làm việc tại nhà? 2

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh đầy cạnh tranh như hiện nay, sẽ không khó để nhận thấy những doanh nghiệp với phương thức làm việc chậm chạp và cứng nhắc sẽ nhanh chóng bị đào thải. 

Nói đến đây, chúng ta cần phải nhận biết được tầm quan trọng của quá trình cộng tác làm việc giữa các thành viên trong team và giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Và quá trình cộng tác chính là cốt lõi để tạo nên sự nhanh nhẹn và linh hoạt để doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của thị trường. 

Trong kỷ nguyên mà ngày càng có nhiều người chọn làm việc tại nhà thì quá trình cộng tác đã bị ảnh hưởng một cách rõ rệt do sự mất kết nối giữa con người khi không thể giao tiếp trực tiếp với nhau như trước.

Nếu trước đây, việc cộng tác chéo giữa các bộ phận phòng ban đã thường vấp phải nhiều cản trở do các chính sách của hệ thống vận hàng và quy trình làm việc phức tạp và nhập nhằng thì giờ đây thử thách này sẽ càng lớn hơn khi nhiều người làm việc tại nhà. 

Vậy Làm thế nào để  Cộng tác Team hiệu quả khi ngày càng có nhiều người muốn làm việc tại nhà? Hãy đọc tiếp bên dưới để có 3 tip dành cho bạn

Đồng bộ để tăng tốc

Team sẽ không thể nào làm việc nhanh và linh hoạt nếu như không cộng tác hiệu quả với các team còn lại. Vậy nên chỉ khi các team có thể thống nhất mục tiêu, chia sẻ dữ liệu một cách thuận tiện, giao tiếp với nhau hiệu quả, cùng tiếp cận với một nguồn dữ liệu thống nhất, thì quá trình làm việc thiếu hiệu quả và những lỗ hỏng trong quá trình trao đổi thông tin chắc chắn sẽ làm trì trệ tiến độ công việc.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp cần tạo điều kiện giúp các team cộng tác làm việc bằng cách cung cấp cơ sở hạ tầng mà ở đây là các ứng dụng quản lý công việc để đây vừa là kho dữ liệu duy nhất và cũng là nơi để các team cùng liên kết và trao đổi công việc. 

Thử thách khi xây dựng và duy trì văn hóa cộng tác giữ các team khi làm việc từ xa

Nếu doanh nghiệp và thiết lập và ứng dụng công nghệ để hỗ trợ việc cộng tác giữa các team thì sẽ giúp hạn chế đáng kể những thử thách thường gặp.

Văn hóa cộng tác sẽ gặp nhiều thử thách hơn khi các thành viên trong team không còn làm việc chung tại văn phòng trước đây, mà là làm việc ở bất cứ nơi nào mà họ muốn. Khi này thì những hiềm khích vốn có giữa các team sẽ càng thêm nặng nề. Lý do là vì dù giao tiếp trực tiếp thì bạn cũng đã gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề nội bộ nên nhắn tin và họp trực tuyến sẽ càng không thể giải quyết những bất đồng giữa các team dù đó là vấn đề riêng tư hay vấn đề công việc.

Nhưng vậy không có nghĩa là làm việc tại nhà thì các team không thể nào cộng tác với nhau. Nếu tiếp cận với đúng phương pháp kết hợp với những phương tiện công nghệ phù hợp, bạn có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho văn hóa cộng tác xuyên suốt doanh nghiệp của bạn.

3 Mẹo giúp thúc đẩy team cộng tác làm việc khi làm việc tại nhà

1. Thống nhất về chiến lược kinh doanh tổng quát và mục tiêu chung của team

Sự thống nhất về mục tiêu và hướng thực hiện chiến lược là yêu cầu thiết yếu để áp dụng quy trình làm việc chung giữa các team, cả khi làm việc tại văn phòng hay là ở nhà. Để đạt được điều này, nhà quản lý cần chia sẻ với team một các cởi mở và minh bạch những mục tiêu cần đạt được, chiến lược phải thực hiện và những KPI cần có để đảm bảo tiến độ công việc. Bạn có thể dựa theo những câu hỏi sau đây để biết cần phải chia sẻ những gì và như thế nào.

  • Nhiệm vụ chính của mỗi team là gì trong chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp?
  • Những chỉ số KPI quan trọng mà mỗi team cần triển khai và theo dõi là gì?
  • Cơ hội để các team cộng tác làm việc với nhau trong mỗi dự án là gì?
  • Các team có thể hỗ trợ lẫn nhau trên phương diện nào?
  • Quy trình nào giúp các team có thể làm việc chung tốt hơn?
  • Các team có thể tìm kiếm và chia sẻ thông tin ở đâu và bằng cách nào?
  • Nguồn dữ liệu nào của mỗi team chưa được khai thác hiệu quả và có thể chia sẻ cho những team khác?
  • Quy trình làm việc nào đang tạo nhiều gánh nặng cho các team và cần được cải thiện hoặc loại bỏ? 
  • Have any team leaders found success in certain management apps that other managers could try?
  • Có team leader nào ứng dụng quản lý công việc hiệu quả, cần được chia sẻ với các team khác không?

Giao tiếp những mục tiêu và nhiệm vụ công việc một cách minh bạch và rõ ràng giúp tạo nhiều cơ hội cho các team cộng tác dễ dàng hơn.

2. Áp dụng công nghệ chuyên dụng cho việc cộng tác làm việc giữa các team

Khi mọi người làm việc từ xa, các team sẽ cần có sự hỗ trợ từ những giải pháp công nghệ mạnh mẽ. Cung cấp cho các team có một công cụ cho phép tất cả team trong doanh nghiệp cùng sử dụng và làm việc hiệu quả nhờ vậy các team có thể cộng tác trên tinh thần thoải mái hơn chứ không phải do bị bắt buộc. Từ đó giảm thiểu những vấn đề không đáng có, gia tăng sự tương tác giữa các team cũng như đẩy nhanh tiến độ công việc.

Ứng dụng quản lý công việc trực tuyến là một bước tiến mới trong công nghệ quản lý dữ liệu doanh nghiệp. Những khó khăn mà ứng dụng này giúp giải quyết bằng cách trao những quyền nhất định cho mỗi thành viên khi tham gia vào nguồn dữ liệu chung của doanh nghiệp. 

Thông qua ứng dụng quản lý dự án, bạn có thể dễ dàng tạo bảng quản lý dự án với nhiều trang dữ liệu riêng biệt nhưng liên kết chặt chẽ với nhau một cách nhanh chóng. Trong những bảng này, bạn có thể mời những thành viên liên quan tham gia quản lý, cập nhật và sử dụng những dữ liệu chung.

Những người được mời tham gia sẽ được cấp quyền sử dụng bảng khác nhau theo sự phân chia của người quản lý. Những cấp độ phân chia quyền truy cập này được tạo ra để bảo mật thông tin của doanh nghiệp trong khi cung cấp sự minh bạch thông tin giữa các thành viên và các team.

Nhờ vậy mà những thành viên giữa các team có được cái nhìn rõ ràng về những mục tiêu, chiến lược và quy trình thực hiện dự án một cách nhanh chóng.

Điều này có pháp toàn bộ nhân sự của bạn cùng tham gia giao tiếp và cộng tác làm việc trong cùng một nơi (mà ở đây là trong ứng dụng quản lý công việc) dựa trên một nguồn dữ liệu thống nhất. 

Một ứng dụng quản lý công việc phù hợp sẽ là giải pháp cung cấp nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, kể cả những người đang làm việc tại nhà hoặc các freelancer. Từ đó tạo điều kiện để họ làm việc mật thiết với nhau hơn và nhanh chóng hoàn thành công việc.

3. Đề cho tính giải trình và trách nhiệm trong công việc

Việc nhấn mạnh tính giải trình công việc để cho nhân viên hiểu ra trách nhiệm của mình đối với kết quả và quá trình làm việc. Đồng thời thúc đẩy nhân viên làm việc hăng hái hơn và tương tác hiệu quả hơn với những thành viên khác và những team khác.

Có nhiều cách để tăng tính giải trình trong team. Chẳng hạn như nêu rõ những kỳ vọng trong kết quả công việc, đặt ra những chỉ số KPI có thể đo đạc, và cập nhật tiến trình liên tục. Ngoài ra chúng tôi còn có một số lời khuyên dưới đây dành cho bạn trong việc là thế nào để gia tăng tính giải trình trong công việc của team.

  • Mỗi cá nhân phải minh bạch và rõ ràng về kết quả và kế hoạch công việc của mình. Chúng ta thường có thói quen là làm việc hiệu quả hơn khi biết có người khác đang nhìn mình. Với những ứng dụng quản lý công việc, các thành viên sẽ phải cập nhật trạng thái hoặc tình hình làm việc của mình trong bảng làm việc chung. Việc này không chỉ giúp nhà quản lý và các thành viên khác trong team theo dõi tiến độ công việc, mà con thúc đẩy tính tự giác và trách nhiệm công việc của mỗi người.
  • Theo dõi và cập nhật KPI thường xuyên. Mỗi thành viên có trách nhiệm phải cập nhật và báo cáo các chỉ số KPI công việc định kỳ và thường xuyên. Những chỉ số này giúp cá nhân thành viên đó đánh giá được hiệu quả công việc hiện tại của mình. Từ đó họ sẽ có được insight và biết cần phải điều chỉnh những gì để gia tăng kết quả công việc.
  • Giao tiếp thường xuyên. Việc các thành viên thường xuyên trao đổi công việc với nhau là động lực để mỗi các nhân có trách nhiệm về phần việc của mình đối với tập thể. Bên cạnh đó, giao tiếp cũng là điều cần thiết để chuẩn hóa quy trình làm việc, nhanh chóng giải quyết khi có vấn đề xảy ra.

Cùng nhau phát triển tốt hơn

Cộng tác với nhiều người ở những địa điểm khách nhau không chỉ dành cho doanh nghiệp có nhân viên làm việc tại nhà, mà còn cho những agency những freelancer khi hợp tác với doanh nghiệp. Cộng tác làm việc không phải là vấn đề của riêng một cá nhân nào. Cách mà doanh nghiệp có thể hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa cộng tác, đó là xây dựng  quy trình làm việc đúng đắn kết hợp với công nghệ hiện đại chuyên dùng cho quản lý công việc. Đây là nền tảng để các team có thể làm việc cùng nhau nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.

Scroll to Top