Điểm khác biệt giữa Autotable và Google Sheets / Excel

Điểm khác biệt giữa Autotable và Google Sheets / Excel

Nội dung

Autotable là một hướng đi mới cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt đối với các Startup, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí là 1 bộ phận, 1 nhóm hay 1 cá nhân trong doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin thành dữ liệu, chuẩn hóa và phân tích. Autotable còn có thể giúp người sử dụng giảm thời gian cho các công việc được thực hiện lặp đi lặp lại, chia sẻ thông tin, giảm thời gian các cuộc họp, cùng nhau làm việc trong thời đại kỹ thuật số…

Autotable không chỉ có thể tạo những trang dữ liệu thông thường mà nó còn rất hiệu quả trong việc tạo chuẩn hóa, phân tích để xây dựng  hệ thống cơ sở dữ liệu thiết yếu. Autotable có thể sử dụng linh hoạt và trực quan, có thể dùng để tạo ra hầu như mọi loại hệ thống quản lý và cơ sở dữ liệu cho mọi ngành nghề. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm cơ sở dữ liệu, xây dựng hệ thống quản lý, tham gia quá trình chuyển đổi số; hay đơn giản là bạn chỉ muốn tạo ra những trang cập nhật thông tin tốt hơn, thì Autotable hoàn toàn có thể đáp ứng hoàn toàn miễn phí.

Qua bài này, chúng ta sẽ đi sâu vào chức năng của Autotable, những ai nên sử dụng nó, cách thức hoạt động, đặc điểm khác biệt của Autotable so với các phần mềm trang tính tương tự là Google Sheets và Excel, là các ứng dụng mà phần lớn người sử dụng cá nhân, các start up, doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng chủ yếu.

So sánh Quy trình tiếp nhận thông tin, xử lý và mô hình hoạt động thông thường và quy trình sử dụng Autotable
So sánh Quy trình tiếp nhận thông tin, xử lý và mô hình hoạt động thông thường và quy trình sử dụng Autotable

Autotable là gì?

Về cơ bản, Autotable là ứng dụng đám mây được thiết kế để tạo các trang tính để tiếp nhận thông tin, dữ liệu sau đó được định dạng theo tiêu chuẩn, liên kết lại thành một hệ cơ sở dữ liệu. Khi dùng Autotable, bạn có thể tạo ra số lượng dòng và số lượng cột không giới hạn trong một bảng dữ liệu tùy theo nhu cầu, và bạn có thể xác định thuộc tính của từng cột để xác định loại dữ liệu mà bạn sẽ đưa vào các ô thuộc cột đó cùng với khả năng tạo giao diện dạng Calendars, Kanban hoặc dạng Form để có thể theo dõi một cách nhanh chóng, tiện lợi và khoa học hơn các dữ liệu, công việc cần thiết. Từ đó bạn có thể nhanh chóng phân tích và đưa ra quyết định nhanh, chính xác hơn.
Autotable còn là nền tảng kết nối giữa các user (người sử dụng), đảm bảo toàn bộ người sử dụng nắm bắt, hiểu rõ chung một nội dung, thực hiện chung một nhiệm vụ và cùng một tiến độ.

Autotable là ứng dụng để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và báo cáo trực quan
Autotable là ứng dụng để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và báo cáo trực quan

Một trong số những ưu điểm lớn nhất của Autotable là ngoài việc nó được thiết kế để người sử dụng có thể từng bước tạo ra hệ thống cập nhật, quản lý và phân tích thông tin, xây dựng hệ báo cáo trực quan vừa hiệu quả vừa đẹp mắt. Do đó, hệ thống được xây dựng lên sẽ phù hợp với mô hình hoạt động của người sử dụng, doanh nghiệp mà không cần phải thay đổi quá nhiều phương thức hoạt động. Ngoài ra người sử dụng còn có khả năng tự điều chỉnh, thay đổi linh hoạt, phát triển hệ thống lớn hơn theo nhu cầu thực tế.

So sánh giữa Autotable vs Google Sheets

Nếu đã quen thuộc với phần mềm trang tính như Excel và Google Sheets, chắc hẳn bạn sẽ hỏi thì Autotable có điểm gì khác so với chúng. Thật ra thì cách thức hoạt động và mục đích sử dụng giữa Autotable và Google Sheets / Excel khác nhau.

  • Autotable sẽ hữu dụng trong việc chuẩn hóa thông tin, sắp xếp và tổ chức dữ liệu, cũng như chia sẽ, phân công phân quyền. Ngoài ra Autotable có các tính năng đặc biệt như Automation để tự động hóa quy trình, bình luận từng dòng dữ liệu và chat trực tiếp về nội dung dữ liệu đó. Thêm nữa, trang tính trong Autotable có phần trực quan thỏa mãn mắt nhìn hơn, và trong nhiều trường hợp sẽ dễ điều hướng hơn do cách phân bổ dữ liệu 
  • Lúc cần thiết, Google Sheets và Excel sẽ nổi bật hơn về mặt công thức tính toán để giải quyết các phương trình hoặc bài toán phức tạp. Nhưng về mặt quản lý, sắp xếp, lưu trữ, phân nhóm và truy tìm dữ liệu chắc chắn Autotable sẽ vượt trội hơn do về bản chất thì Google Sheets và Excel không được tao ra để thực hiện nhiệm vụ này. Nếu bảng quản lý các dự án với đa dạng thành phần dữ liệu phức tạp và bạn cần một công cụ để sắp xếp tất cả dữ liệu ấy về một chỗ, đã có Autotable hỗ trợ bạn.
Autotable vs Google Sheets
Autotable vs Google Sheets
  • Điểm khác biệt đáng chú ý khác nữa đó là đối với Excel và Google Sheets, mỗi ô riêng biệt có thể chứa các loại dữ liệu khác nhau, nhưng đối với Autotable trước tiên bạn phải xác định loại dữ liệu mà bạn muốn nhập vào trong một cột, và các ô trong cột đó đều phải nhập chung một loại dữ liệu. Chẳng hạn, khi thiết kế trang tính trong Autotable, bạn sẽ phải xác định dạng dữ liệu muốn nhập như dạng văn bản, dạng đường link, dạng số, dạng Checkbox, dạng Dropdown, dạng ngày tháng,… thì tất cả các ô chung cột với ô tiêu đề đó bạn chỉ có thể nhập loại dữ liệu như đã xác định. Điều đó ban đầu khiến bạn cảm thấy bị ràng buộc, nhưng đó lại là cách giúp bạn chuẩn hóa được dữ liệu, giúp cho các hoạt động sau như phân tích dữ liệu, tạo các report một cách chính xác và nhanh chóng.
  • Ngoài ra hệ thống chia sẻ, phân quyền của Autotable đa dạng hơn, chia làm nhiều lớp, vừa đảm bảo người được chia sẻ đủ quyền để thực hiện công việc, vừa đảm bảo tính bảo mật của toàn bộ hệ thống. 
  • Tính năng cập nhật theo thời gian thực giúp cho người sủ dụng luôn theo dõi và đảm bảo thông tin mình nhận được hoặc chia sẻ là thông tin, dữ liệu mới nhất, giảm rủi ro sai sót trong việc chia sẻ, chuyển thông tin và đưa ra quyết định.
  • Người sử dụng khi sử dụng Autotable có thể tốn nhiều thời gian để xây dựng hệ thống cập nhật thông tin, phân tích và hệ thống báo cáo ban đầu. Sau đó, người sử dụng chỉ cần nhập dữ liệu và toàn bộ hệ thống báo cáo sẽ được cập nhật và thay đổi theo dữ liệu mới mà không cần phải thực hiện lại các bước xây dựng báo cáo như trên Google Sheets và Excel.
  • Autotable còn có hệ thống Automation để tự động hóa các công việc phải thực hiện đi thực hiện lại hoặc thiết lập hệ thống thông báo tự động khi kết quả chạm / đạt điều kiện đặt ra. Ví dụ: chi phí hoạt động đã vượt budget đặt ra, sắp đến ngày gửi sản phẩm mẫu …
  • Autotable còn đem lại tính năng chat và báo cáo hoạt động chỉnh sửa, giúp người sử dụng có thể làm việc theo nhóm, team mà vẫn nằm quyền chủ động và độ chính xác của dữ liệu

Tóm lại, Google Sheets / Excel vẫn là ứng dụng vượt bật trong việc xây dựng các hệ thống tính toán phức tạp hoặc là nơi trình bày dạng văn bản các bảng kế hoạch, hóa đơn, bảng liệt kê … Tuy nhiên nếu bạn muốn xây dựng một hệ thống tiếp nhận thông tin, chuẩn hóa và phân tích dữ liệu, xây dựng các bảng báo cáo, thậm chí là nền tảng làm việc chung của team, doanh nghiệp thì Autotable là một giải pháp hoàn hảo. 

Quan trọng nhất là khi bạn muốn tạo một không gian làm việc thống nhất, quản lý dữ liệu tập trung, phân quyền hiệu quả mà vẫn đảm bảo tính bảo mật của thông tin thì Autotable sẽ là giải pháp hợp lý nhất cho bạn.

Scroll to Top