Điều cần quan tâm khi dùng Excel

Điều cần quan tâm khi dùng Excel

Nội dung

Quản lý dữ liệu, thông tin bằng Excel Spreadsheet, bạn cần cân nhắc những điều gì?

Ngoài việc tính toán, Chúng ta thường xuyên sử dụng Excel Spreadsheets để quản lý thông tin, dữ liệu của các công việc hàng ngày bởi vì chúng đơn giản, dễ sử dụng và có thể xem như mọi thứ được sắp xếp theo ý bạn. Tuy nhiên,  thực tế là việc sử dụng Exccel Spreadsheet tạo ra nhiều vấn đề trong việc quản lý thông tin dữ liệu hơn bạn nghĩ, hoặc nói đúng hơn, bạn chỉ dùng Excel spreadsheet đơn giản để cập nhật thông tin, sau đó tốn nhiều công sức để chuyển thành dữ liệu có giá trị. Việc đó cần được thực hiện đi thực hiện lại nhiều lần, mỗi khi bạn cập nhật thông tin mới. Tại sao vậy?

Excel về cơ bản có thể cập nhật bằng văn bản, số, ngày tháng, liên kết, thậm chí là hình ảnh … và theo thời gian, sự thiếu hệ thống, cấu trúc lý hợp lý; sẽ tạo ra một mớ hỗn độn, khó theo dõi, quản lý. Giữ cho định dạng của bạn rõ ràng, hợp lý sẽ làm bạn tốn rất nhiều công sức khi làm thủ công, việc dọn dẹp dữ liệu sẽ tốn nhiều thời gian và việc kiểm soát phiên bản (version) trong một nhóm, tổ chức lớn sẽ là một điều khó khăn, có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Tổng các quá trình quản lý sẽ trở nên tẻ nhạt và dễ xảy ra sai sót.

Cơ sở dữ liệu yêu cần bạn xác định loại thông tin, chuẩn hóa dữ liệu để hệ thống quản lý, cấu trúc và hiển thị trực quan để phân tích, sử dụng cho bạn. Về cơ bản, quá trình xử lý thông tin như biểu đồ sau: 

Screen Shot 2020-09-29 at 00.01.13.png

Để thực hiện được qui trình xử lý thông tin như trên, trước đây bạn có thể phải có khả năng lập trình, mua các phần mềm đặc biệt cho từng mục đích, hoặc thuê viết riêng phần mềm. Tuy nhiên với Autotable.vn, bạn sẽ có khả năng tự xây dựng hệ thống, qui trình xử lý thông tin do Autotable có khả năng linh hoạt, dễ sử dụng của Spreadsheet kết hợp với sức mạnh của cơ sở dữ liệu.

Nếu bạn muốn bắt đầu một dự án, bạn nên xử lý 4 câu hỏi sau:

1/ Những thông tin nào cần được theo dõi?

Trước khi đi sâu vào dự án của bạn, hãy dành một chút thời gian để xem xét: thông tin nào sẽ quan trọng đối với dự án này và ai sẽ là người nhập thông tin này? Nếu bạn là người duy nhất đóng góp dữ liệu cho dự án này, thì việc duy trì cấu trúc, định dạng bạn muốn là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, càng có nhiều người làm việc trong bất kỳ dự án nhất định nào, thì việc đảm bảo tất cả thông tin của bạn được cấu trúc và định dạng phù hợp càng phức tạp hơn. Hãy tưởng tượng địa điểm là một chi tiết trong dự án của bạn và nó xuất hiện như thế này trong bảng tính của bạn:

Thành Phố Hồ Chí Minh – TP. HCM – Tp. Hồ Chí Minh

Nếu có nhiều biến thể thông tin của cùng một dữ liệu ảnh hưởng đến dự án của bạn, bạn có thể cần thêm cấu trúc xử lý (trừ khi bạn muốn hiển thị toàn bộ khả năng xảy ra),để tiêu chuẩn hóa dữ liệu thông tin. 

Autotable đã phân loại các loại trường (Field) khác nhau để hiểu rằng bạn đang xử lý các loại dữ liệu khác nhau và giúp bạn dễ dàng xác định thông tin thuộc về đâu, cho dù đó là Ngày Tháng, khoảng thời gian, chủ sở hữu, categories, hoặc ngay cả files tham chiếu. Việc sử dụng các loại trường cụ thể để xác định thuộc tính thông tin sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong hệ thống quản lý dữ liệu của bạn.

Autotable

2/ Thông tin có cần sàng lọc hoặc sắp xếp nhiều lần không?

Tùy thuộc vào thông tin bạn cần, bạn có thể muốn xem hoặc nhóm (group) dữ liệu của mình theo những cách khác nhau. Ví dụ: biết các đơn hàng chưa được xử lý là một  việc quan trọng trong việc bán hàng của bạn. Thêm một yêu cầu khác là bạn cần xem các yêu cầu của đơn hàng, các sửa đổi của khách hàng đối với đơn hàng. Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời hạn giao hàng — lý tưởng nhất là trên lịch hoặc khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP, lưu bộ lọc và thay đổi màu tô của ô để xây dựng các mốc thời gian — nhưng các tiến trình này tốn thời gian để xây dựng và dễ bị phá vỡ, không còn chính xác khi thực hiện đi thực hiện lại. Đặc biệt khi số lượng đơn hàng nhiều và số người tham gia thuộc các bộ phận, ở các địa điểm khác nhau.

Autotable đem lại cho bạn nhiều chế độ view đa dạng, bao gồm dạng bảng tính, dạng kanban, dạng form mẫu hay dạng lịch (Calendar) và các chế độ Group, Filter đa dạng để bạn có thể lựa chọn và thiết lập các báo cáo vừa đủ thông tin cần thiết, đúng mục đích để theo dõi, tiến hành xử lý, giảm các sai sót, thiếu hụt trong việc kinh doanh.

Screen Shot 2020-09-29 at 00.01.30.png

3/ Dữ liệu thông tin của bạn có rải rác nhiều nơi, nhiều địa điểm?

Trong gian đoạn toàn cầu hóa hiện này, không có gì là khi tổ chức của bạn làm việc ở nhiều nơi, nhiều địa phương, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Đặc biệt giai đoạn hiện nay, e-commerce đang là xu thế chung. Việc bạn có khách hàng ở mọi nơi trở thành một điều rất bình thường, thậm chí cả những người buôn bán cá nhân, đơn lẻ. Đối với các loại mặt hàng có tính thay đổi, chỉnh sửa, ít có mẫu số chung thì việc cập nhật thông tin từ các phía như Sales – Đơn vị sản xuất – Khách hàng … rất quan trọng để giảm các hiểu lầm, sai sót. Nếu việc cập nhật thông tin này cần được thực hiện liên tục thì thời gian để kết nối thông tin qua các phương pháp truyền thống, qua excel spreadsheet, theo dõi version của từng file sẽ rất lớn dẫn đến Lead time dài, tăng chi phí. Ngoài ra độ chính xác của thông tin bị giảm do thông tin truyền tải bị thay đổi qua từng giai đoạn, từng người sử dụng sẽ khiến dữ liệu cuối bị méo, sai lệch.

Autotable cung cấp cho người sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu cloud-based, có thể sử dụng và truy xuất ở mọi nơi, miễn bạn có thiết bị và một đường truyền internet. Ngoài ra Autotable còn có cơ chế kết nối thông tin (Link) để giúp bạn kết nối dữ liệu có điểm chung lại với nhau (ví dụ ID Supplier, ID khách hàng, ID Product) để hạn chế việc nhập liệu nhiều lần, copy paste 1 dữ liệu nhiều nơi. Bạn cũng không cần phải quan tâm là người nhận thông tin có nhận đúng version đã chỉnh sửa chưa, có phải đúng thông tin mà bạn muốn không? 

Screen Shot 2020-09-29 at 00.01.37.png

4/ Ai có thể xem được thông tin gì, có được quyền gì với thông tin đó (xem, chỉnh sửa, tạo mới, xóa)?

Ngoài việc đảm bảo đúng Version thông tin cho tất cả người có lợi ích liên quan, chắc chắn rằng bạn sẽ rất quan tâm tính riêng tư, bảo mật của từng loại thông tin. Đối với từng cá nhân liên quan sẽ có mức độ tiếp cận thông tin của tổ chức khác nhau, cũng như quyền sử dụng khác nhau. 

Để kết nối và sử dụng dữ liệu mọi lúc mọi nơi, việc phân quyền, phân công sẽ giúp doanh nghiệp an tâm về tính bảo mật kinh doanh, nhưng vẫn chia sẻ được các thông tin hữu ích cần thiết cho những người liên quan, cần thiết. Ví dụ: Khách hàng có thẻ xem các loại hàng hiện đang bán, số lượng, giá hiện tại, khuyến mãi hiện tại … Bộ phận kinh doanh sẽ xem số lượng thực tế, thay đổi giá, cập nhật khuyến mãi để thanh lý hàng tồn. Bộ phận Kho sẽ cập nhật số lượng thực tế, cập nhật thêm hàng mới …

Ngoài ra có chế độ Blog để bạn theo dõi thông tin đã thay đổi như thế nào, người nào là người thay đổi để đảm bảo tính chính xác, minh bạch, truy xuất trách nhiệm của từng tài khoản, bộ phận.

Screen Shot 2020-09-29 at 00.01.42.png

Ngoài ra, còn có các chức năng khác mà người dùng Excel sẽ tốn rất nhiều thời gian để làm như tạo các bảng dữ liệu phân tích, các report, biểu đồ để báo cáo. Các việc này sẽ phải làm đi làm lại khi thay đổi dòng, cột dữ liệu. Với Autotable, người sử dụng sẽ tiết kiệm 70% thời gian và công sức cho các việc đó. Tìm hiểu thêm tại Autotable được định nghĩa như thế nào

Scroll to Top