Hướng dẫn sử dụng

  1. Home
  2. Docs
  3. Hướng dẫn sử dụng
  4. Tính năng Automation của Autotable

Tính năng Automation của Autotable

Một số định nghĩa / khái niệm:

App

App là bất cứ ứng dụng nào được kết nối để sử dụng chức năng automation trên Autotable.

Có 2 loại app trên Autotable

  • 3rd Party App: là ứng dụng, nền tảng đám mây mà bạn sử dụng để chứa các dữ liệu hoạt động. Ví dụ: Gmail, Mailchimp, etc..
  • App Autotable: là các quy trình, dữ liệu bạn đang xây trên Autotable như sử dụng các cột text, link, số, dropdown để quản lý dữ liệu.

Lệnh Automation

Lệnh Automation là các lệnh tự động được thiết lập trong Autotable hoặc Autotable với các ứng dụng khác.

Ví dụ: 1 lệnh Automation kết nối giữa Gmail và Autotable được thiết lập với “điều kiện kích hoạt” là khi một việc được hoàn thành trên Autotable, sẽ thực hiện “hành động” gửi 1 email với nội dung được soạn theo kịch bảng đến địa chỉ email được chỉ định ở cột “email”.

Hoặc là với “điều kiện kích hoạt” là có 1 lead nào được điền từ website, thì Lệnh Automation sẽ “thực hiện hành động” là gửi vào 1 bảng chỉ định sẳn ở Autotable.

Lưu ý: 1 lệnh Automation luôn cần 2 phần là: Điều kiện kích hoạt và hành động cần thực hiện.

Lệnh Automation với các giá trị chỉ thực hiện với các giá trị khớp điều kiện tính từ lúc lệnh được tạo. Các điều kiện phù hợp trước đó sẽ không thực hiện.

Điều kiện kích hoạt (Trigger)

Điều kiện kích hoạt là 1 sự kiện để bắt đầu thực hiện lệnh Automation. Và đây là điều kiện bắt buộc phải có để Lệnh Automation có thể chạy

Ví dụ: thiết lập 1 Lệnh Automation nhận lead từ website về 1 bảng trên Autotable thì nút “Gửi thông tin” ở trên website sẽ là “Điều kiện kích hoạt của lệnh.”

Autotable

Hành động (Action)

Khi điều kiện kích hoạt được thoả thì các hành động được thiết lập sẽ thực hiện.

Ví dụ: khi thoả 1 điều kiện kích hoạt, thì gửi 1 thông báo, gửi 1 tin nhắn hoặc email là 1 hành động.

Action – số lần chạy của 1 lệnh Automation là gì? Nó được đếm như thế nào

1 hành động được tính là khi 1 dữ liệu (1 dòng, 1 giá trị của cột) được di chuyển, cập nhật, tạo ra, gửi đi. Hành động có thể thực hiện giữa các bảng, trang trong Autotable hoặc từ ứng dụng thứ 3 gửi vào hay gửi đi.

Ví dụ bạn có 1 lệnh Automation như sau:

Khi một điều kiện được kích hoạt là:

  • Sau 5 phút so với ngày giờ đến hạn thì thực hiện:
    • Hành động 1 là thông báo với các thành viên được chọn
    • Hành động 2 là cập nhật vào group chat thông qua Bot Autotable ở kênh Telegram.

Nếu lệnh Automation này chạy 1 lần thì sẽ được đếm là có 2 Actions. Nếu chạy 10 lần thì đếm là có 20 actions.

Cách cài đặt lệnh Automation

Tùy thuộc vào loại hoạt động mà người dùng muốn thực hiện, sẽ có nhiều cách để cài đặt lệnh Automation. Nhưng các bước cơ bản để tạo Lệnh Automation đều gồm các bước:

  1. Chọn nút tính năng “Automation
  2. Chọn “+Thêm Automation”
  3. Chọn “Đối tượng kích hoạt” & Chọn “Hoạt động”

Kiểm soát số lệnh và số lần thực hiện lệnh

Kiểm tra bằng cách truy cập vào mục “Tài Khoản” ở phần avatar

Autotable

Tại trang tài khoản, toàn bộ các cập nhật chi tiết về Lệnh Automation, số lần Action, dung lượng sử dụng của dòng và file của các bảng trong Workspace sẽ được hiển thị

Autotable

Hình này cần thay thế hình thực tế Hoặc có thể truy cập vào bằng nút mũi tên ở góc phải kế bên mỗi “Workspace” và “Folder”

Autotable

Sau khi nhấn sẽ mở bảng pop-up hiển thị chi tiết về Lệnh Automation, số lần Action, dung lượng sử dụng của dòng và file của các bảng trong Workspace đó.

Autotable

Số lần chạy của action không được đếm và thống kê cho từng riêng từng lệnh chạy. Tuy nhiên có thể xem chi tiết tất cả các lệnh chạy ở phần Lịch sử chạy.

Hết Quota trong tháng

Khi hết Quota trong tháng thì Bot sẽ tự động ngừng hoạt động, và bắt đầu chạy lại khi qua quota của tháng mới.

Articles