Hệ thống Sales Automation – Hướng dẫn dành cho bạn

Hệ thống Sales Automation Autotable

Nội dung

Hệ thống Sale Automation có thể là câu trả lời mà team Sale của bạn đang tìm kiếm bấy lâu nay.

  • Lỡ mất cơ hội chốt một hợp đồng béo bở vì quên follow up khách hàng?
  • Tốn nhiều thời gian để nhập thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào hệ thống CRM?
  • Không thể nhìn thấy vấn đề trong quy trình bán hàng của bạn dẫn đến tỉ lệ chốt sale thấp?
  • Không thể phân được khách hàng nào là tiềm năng còn khách hàng nào là không?
  • Không thể thống nhất được lịch hẹn gặp với khách hàng tiềm năng?
  • Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm file khách hàng hoặc những thông tin khác?

Nếu như bạn đã trải qua một vài hoặc tất cả các trường hợp trên, thì bạn sẽ cần đến công cụ sale Automation. Bài viết này sẽ giải thích để bạn hiểu thêm về Hệ thống Sales Automation và giới thiệu những công cụ sale automation có thể phù hợp với team sale của bạn.

Lợi ích của Hệ thống Sales Automation 

Sales Automation – Tự động hóa bán hàng có thể nâng cao độ chính xác và nhất quán bằng cách loại bỏ những sai sót của con người và đơn giản hóa các thủ tục, đặc biệt nhất là cung cấp dịch vụ tốt hơn. Nó có thể tăng khả năng nhân rộng bằng cách linh động hóa các hoạt động thiết yếu trong khi vẫn duy trì chất lượng thực thi cao. 

Cải tiến trong quá trình bán hàng khi sử dụng hệ thống Sales Automation:

Các mẫu Form điền thông tin online tự động thu thập dữ liệu để đánh giá và dự báo những thứ như đặc điểm khách hàng hoặc phân khúc thị trường có thể thâm nhập trong ngành và tiềm năng hiện tại và tương lai của khách hàng. 

Từ đó, Automation giúp các doanh nghiệp dự báo xu hướng thị trường theo khu vực, có thể được sử dụng để thay đổi hạn ngạch bán hàng một cách tự động. Sử dụng phân tích nâng cao để tự động hóa và hệ thống hóa các chiến lược sales-call. 

Tính năng Webhook – Automation cho phép bạn kết nối với cơ sở dữ liệu quản lý thông tin khách hàng với Website, Landing page, kênh Social Media hoặc các sàn TMĐT tự động cập nhật thông tin khách hàng.

Với tính năng này Automation giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức nhập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giảm sai sao thông tin tối đa và giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng một cách dễ dàng

Tính năng tự động nhắc lịch Auto-Reminder tự động gửi thông báo đến nhân viên sale theo thời gian được lên sẵn để nhắc team sale chăm sóc khách hàng thường xuyên, giúp tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, từ đó tăng tỉ lệ khách hàng quay lại mua và giới thiệu cho những người mua khác.

Bạn có thể tham khảo các tính năng Automation của ứng dụng Autotable.

Chiến lược tận dụng hệ thống Sales Automation hiệu quả

Các doanh nghiệp phải chuẩn bị trước để thực hiện chiến lược tự động hóa bán hàng được thành công. Tùy thuộc vào độ phát triển của doanh nghiệp, văn hóa làm việc, quy trình quản lý, và tiềm lực công nghệ, cùng những khía cạnh khác, bạn có thể chọn 1 trong 3 hướng đi dưới đây: 

  1. Các tổ chức có thể cải tiến và tự động hóa các quy trình bằng cách đưa chúng lên các tiêu chuẩn tốt nhất trước khi tự động hóa chúng.
  1. Bạn có thể tự động hóa nhanh chóng và sửa chữa sau đó bằng cách sử dụng các nguồn tài nguyên hiện tại để xác định nhanh chóng điểm yếu cần khắc phục, tiếp theo là tối ưu hóa quy trình.
  1. Bạn cũng có thể sửa chữa bằng cách sử dụng các dịch vụ – Agency bên ngoài, nâng cao quy trình trước khi chuyển giao nó cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Hệ thống Sales Automation

Sau khi đã chọn được phương hướng dựa trên tình trạng phát triển hiện tại của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể tiến hành theo ba bước sau đây:

Bước 1: Thiết lập và đơn giản hóa hành trình mua hàng của khách hàng

Loại bỏ các quy trình phê duyệt, nhập dữ liệu đầu vào không cần thiết cũng như loại bỏ các các thủ tục và báo cáo dư thừa. Sau đó đơn giản hóa các mẫu đơn từ thủ tục và chính sách bằng cách hoạch định rõ phương hướng phát triển phù hợp nhất với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn hóa các chính sách và phân loại các quy trình một cách rõ ràng

Các phương pháp thực hành tốt nhất hiện có và các quy trình ở trạng thái lý tưởng phải được lập thành văn bản trong các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Họ nên củng cố nhu cầu của khách hàng và chuẩn hóa cấu trúc để giảm số lượng báo cáo.

Doanh nghiệp nên phát huy những gì sẵn có và những quy trình đang được thực hiện tốt mang lại hiệu quả để chuẩn hóa các thủ thuật trong quá trình vận hành. Bạn nên cắt giảm số lượng những báo cáo không cần thiết về nhu cầu khách hàng mà thay vào đó hãy triển khai sử dụng một khuôn mẫu tự động hóa chuẩn trong toàn doanh nghiệp.

Bước 3: Chuyển các hoạt động cá nhân sang khách hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ

Thay vì quá tập trung vào các hoạt động chăm sóc khách hàng trực tiếp, mà thay vào đó hãy tận dụng các công cụ tự động hóa để tương tác và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Thực thi chiến lược của bạn

Hầu hết các doanh nghiệp khi bắt đầu hướng tới sales automation thường nghĩ rằng họ cần có tiềm lực công nghệ lớn mạnh để có thể xây dựng các hệ thống phức tạp cũng như là đắt đỏ. Tuy nhiên việc tiến hành áp dụng công nghệ Automation sẽ bao gồm tác động nhanh và tác động lâu bền. Nên sẽ có ba hướng tiếp cận để bạn cân nhắc:

Hệ thống Sales Automation
  • Phương thức Startup tập trung vào hiệu quả kinh doanh nhất thời và dẫn đến chi phí bảo trì cao;thường sẽ không bền lâu.
  • Phương thức All-in-one tập trung vào tích hợp toàn diện và dẫn đến chi phí phát triển cao.
  • Một phương pháp được đề xuất nhiều hơn đó là phương thức Stable island là cách tiếp cận đảo ổn định, cân bằng giữa hiệu ứng và kiến ​​trúc nhất quán để tạo ra các sản phẩm cuối cùng khả thi. Thuật ngữ “Stable island” đề cập đến các sản phẩm cuối cùng có thể tồn tại được.

Chiến lược Sale Automation thành công thường sẽ tận dụng phương thức Stable island bằng cách tái thiết kế, thực hiện linh hoạt, xây dựng năng lực và nguồn lực, lên kế hoạch gia tăng giá trị cốt lõi, và phải có đội ngũ IT kinh nghiệm. 

Không thể lơ là việc tái thiết kế quy trình, vì Automation chỉ có thể đem lại hiệu quả cao nhất khi kết hợp với quy trình làm việc linh hoạt. Nhiều doanh nghiệp do bỏ qua bước này nên dù áp dụng công cụ sales automation vẫn không thể đạt hiệu quả như mong đợi và thậm chí là thất bại hoàn toàn.

Bốn nguyên tắc để tự động hóa quy trình bán hàng thành công và lâu bền

Chúng tôi đã xác định được năm nguyên tắc để xây dựng chiến lược sales automation bằng cách phân tích những chặng đường phát triển của các doanh nghiệp và biết được những cột mốc nào dẫn đến thành công nếu thực hiện tốt. 

1. Thiết kế lại Quy trình bán hàng thật kỹ lưỡng.

Kiểm tra quy trình bán hàng để bổ sung các hoạt động gia tăng giá trị và loại bỏ các hoạt động không gia tăng giá trị. Khi tự động hóa các quy trình lạc hậu và không hiệu quả, thì các thuật toán cũng không thể làm tốt hơn con người là bao, mà chỉ làm tăng mức độ kém hiệu quả.

2. Ưu tiên xây dựng Automation thay vì áp Deadline

Sales automation thúc đẩy năng suất một cách ổn định theo thời gian, nhưng cũng thể trở nên bất ổn nếu triển khai quá nhanh. Đầu tư vào các tính năng tự động hóa của bạn để đáp ứng những yêu cầu quan trọng của từng lộ trình trong quy trình bán hàng. 

3. Kế hoạch tạo giá trị rõ ràng.

Một số doanh nghiệp tập trung vào việc nhanh chóng thu lời tức thì trong khi bỏ lỡ tiềm năng tự động hóa lớn hơn về sau, nên chỉ tập trung vào chi phí trong khi coi nhẹ lợi ích của việc tăng chất lượng, tốc độ và tính linh hoạt của hệ thống Sales Automation. Ưu tiên những điều cần thiết, nhưng đồng thời vẫn thiết lập các kế hoạch hành động cho các mốc quan trọng trong tương lai và lựa chọn thích hợp để áp dụng có hiệu quả. 

4. Thực hiện chiến lược linh hoạt

Các vấn đề triển khai được giảm thiểu nhờ mô hình hoạt động kép kết hợp sự nhanh nhẹn và tự động hóa. Sản xuất lặp đi lặp lại các sản phẩm cuối thông qua các nhóm được triển khai nhiều lần với các KPI được chia sẻ, đồng thời khuyến khích thử nghiệm và cải tiến thông qua huấn luyện và phản hồi.

Chọn công cụ Sale Automation tối ưu cho bạn

Nhưng rất khó để các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả doanh nghiệp lớn có thể hoàn thiện mọi khía cạnh của quy trình tự động hóa bán hàng, nhất là khi nhiều doanh nghiệp còn chưa biết gì về công cụ Sales Automation. Vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng hệ thống Sales Automation là:

Hệ thống Sales Automation
  • Nếu tự xây dựng thì 
    • Kinh phí chi trả cho đội ngũ IT cao
    • Kinh phí bảo trì và nâng cấp hệ thống là vấn đề lớn với doanh nghiệp vừa và nhỏ
    • Nhà quản lý thường không có kinh nghiệm lập trình nên không thể giảm sát quá trình thiết kế hệ thống.
  • Nếu mua công cụ Automation có sẵn trên thị trường thì có thể giảm nhẹ chi phí lúc đầu nhưng
    • Các tính năng của công cụ có sẵn không thể nào đáp ứng đúng 100% nhu cầu sử dụng của nhà quản lý và của team Sale
    • Không thể nâng cấp để thích nghi với thay đổi khi quy mô doanh nghiệp phát triển và quy trình làm việc thay đổi, nên doanh nghiệp phải đổi sang một hệ thống mới hoặc xây mới hoàn toàn thì có thể gặp các vấn đề sau:
      • Tiêu tốn kinh phí lớn do nhiều lần chuyển đổi hệ thống
      • Nguy cơ sai sót và mất dữ liệu thông tin trong quá trình chuyển đổi qua hệ thống mới
      • Mất nhiều thời gian để training và cho team làm quen với công cụ Automation mới.

Nên nếu bạn đang tìm một giải pháp tối ưu nhất để xây dựng hệ thống Sales Automation, thì bạn có thể tìm hiểu thêm về nền tảng No-code. No-code là hướng đi tối ưu nhất của thời đại Digital cho tất cả mọi người.  

No-code cho phép bạn – người dùng không biết gì về lập trình cũng có thể tự xây dựng hệ thống quản lý theo mong muốn. Về bản chất, No-code là ứng dụng kết hợp giữa trang tính và cơ sở dữ liệu được tích hợp hầu hết tính năng bao gồm Automation để quản lý thông tin và công việc. Nên khi xây dựng hệ thống Sales Automation, bạn chỉ cần chọn và thiết lập dựa trên tính năng sẵn có, và kèm theo đó là nhiều tính năng khác mà bạn có thể cần đến.

Hiện nay, nền tảng No-code đã không còn xa lạ trong giới quản lý doanh nghiệp và trên thế giới đã có nhiều nhà cung cấp nền tảng này. Và ở Việt Nam, Autotable là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực No-code. Với Autotable bạn có thể tự mình xây dựng không chỉ là hệ thống Sales Automation, mà cả cơ sở dữ liệu để quản lý bất cứ công việc nào, có nhiều tính năng Automation để bạn lựa chọn, giúp tiết kiệm chi phí, dễ dàng tự thay đổi và nâng cấp theo nhu cầu của bạn và team Sale, cùng nhiều ưu điểm khác.

Mời bạn tìm hiểu thêm về nền tảng No-code 

Tổng kết

Khi kết hợp quy trình vận hành và làm việc linh hoạt cùng hệ thống Sales Automation sẽ giúp giảm tải phần lớn những trở ngại trong quá trình thực hiện. Một mô hình bán hàng tự động hóa giúp tạo ra dây chuyền cộng tác ăn ý giữa các bộ phận, từ đó có thể tiếp thu ý kiến khách hàng một cách cởi mở và mang đến những trải nghiệm cho khách hàng.

Mỗi bước trong quy trình tự động hóa bán hàng đều cần có kế hoạch và tối ưu hóa riêng. Để giúp bạn và team xây dựng một chiến lược bán hàng tự động hóa hiệu quả hơn, hãy sử dụng các cách tiếp cận và khái niệm mà chúng tôi đã cung cấp. Bạn có thể điều chỉnh để phù hợp hơn với tình hình thực tế của doanh nghiệp của mình. Dù bạn chọn phương pháp nào để tiến hành chiến lược sử dụng hệ thống sales automation, bạn nên bắt đầu nghiên cứu và chuẩn bị ngay từ bây giờ.

Scroll to Top