Hướng dẫn Theo dõi dự án

Nội dung

Hướng dẫn Theo dõi dự án dành cho Nhà quản lý

Quản lý dự án là công việc quan trọng đảm bảo các chiến lược, công trình hoàn thành đúng tiêu chuẩn đề ra. Người làm quản trị dự án được nhận mức lương cao, chế độ đãi ngộ tốt. Vậy bạn đã có các thông tin liên quan đến lĩnh vực này chưa? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết Hướng dẫn Quản lý dự án này.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là phương pháp được sử dụng để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong một dự án. Bằng cách theo dõi dự án của mình, bạn có thể so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch và xác định các vấn đề có thể khiến dự án không theo đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.

Quản lý dự án giúp người chịu trách nhiệm và các bên liên quan biết công việc đã được thực hiện, các nguồn lực đã được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ đó và giúp họ tạo ra bản phân tích giá trị kiếm được bằng cách đo lường phương sai của dự án và theo dõi các mốc quan trọng.

Chìa khóa để theo dõi dự án là việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án. Ví dụ, báo cáo trạng thái cho phép người quản lý theo dõi tiến độ dự án bằng cách cung cấp tổng quan về các nhiệm vụ, rủi ro và các mốc quan trọng tại bất kỳ thời điểm nào của vòng đời dự án. Các loại báo cáo dự án khác như báo cáo tiến độ có thể thu thập các chi tiết bổ sung để cung cấp thêm thông tin chi tiết về sản phẩm và hiệu suất. Dữ liệu này sau đó có thể được phân phối cho nhóm dự án và các bên liên quan để cập nhật chúng.

Hướng dẫn cách theo dõi tiến độ khi quản lý dự án

Theo dõi tiến độ của dự án là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng bằng cách vạch ra quy trình và lập kế hoạch trước, bạn có thể thiết lập cho mình thành công. Sau đây là một số điều bạn có thể làm ngay bây giờ để đi đúng hướng:

  • Bắt đầu với việc phác thảo dự án
  • Tạo ra thành phẩm và các cột mốc quan trọng
  • Đặt mục tiêu thực tế, rõ ràng và có thể đo lường được
  • Gặp gỡ thường xuyên với team và các bên liên quan
  • Có thời hạn rõ ràng
  • Hỗ trợ minh bạch

Những đề xuất này là cấu trúc chung để thiết lập cho mọi dự án. Bạn có thể làm việc với phần mềm theo dõi dự án để cung cấp cho người quản lý dự án thông tin chi tiết mà họ cần để tổ chức các nhóm của mình theo đúng tiến độ và ngân sách đã định.

Ngoài ra, với theo dõi dự án, điều quan trọng là phải bao gồm bộ ba (thời gian, chi phí và phạm vi). Chìa khóa để quản lý các biến có liên quan đến nhau này là ước tính và kiểm soát thích hợp. Trước tiên, bạn ước tính chi phí của mình để tạo ngân sách dự án, thời gian mà các nhiệm vụ sẽ thực hiện để tạo tiến trình dự án và phạm vi dự án để tạo lịch trình dự án của bạn. Sau đó, bạn phải kiểm soát chúng trong giai đoạn thực hiện bằng cách sử dụng trình theo dõi dự án cho phép bạn theo dõi thời gian, chi phí và nhiệm vụ.

Hướng dẫn cách chọn tính năng cần có của ứng dụng Quản lý dự án

Ứng dụng theo dõi dự án phải đa dạng và đa năng. Để đảm bảo rằng bạn đã có thể nắm được mọi khía cạnh quan trọng trong dự án của mình, hãy đảm bảo rằng công cụ bạn chọn có các tính năng sau đây:

Liên tục cập nhật thông tin về tiến độ

Theo dõi các dự án yêu cầu dữ liệu chính xác trong thời gian thực. Nếu bạn làm việc dựa trên những thông tin lỗi thời thì quyết định của bạn làm trì trệ dự án thậm chí là dẫn đến nhiều thiệt hại. Nhưng nếu dữ liệu  được liên tục cập nhật thì bạn có thể nhanh chóng phản hồi các vấn đề và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành sự cố.

Autotable.vn là một công cụ với bộ tính năng quản lý dự án của nó được tích hợp để hỗ trợ các nhà quản lý và các nhóm như nhau, điều này làm cho nó không chỉ là một công cụ theo dõi dự án. Autotable.vn giúp các team cộng tác và làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cung cấp cho các nhà quản lý sự minh bạch mà họ cần để đảm bảo mọi thứ đều đúng tiến độ và ngân sách. Theo dõi thời gian, theo dõi nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, quản lý nhóm và nhiều tính năng chính khác đều có mặt trong một phần mềm quản lý dự án trực tuyến mạnh mẽ.

Cùng làm việc trên nhiều chế độ – giao diện xem dự án

Sử dụng các công cụ quản lý dự án giúp cộng tác khi giám sát và theo dõi giúp đánh giá tiến độ dự án dễ dàng hơn. Autotable.vn có biểu đồ Dashboard trực quan, Giao diện Lịch theo dòng thời gian và các cột mốc thời gian, Giao diện Kanban kéo – thả và Giao diện Bảng (Danh sách nhiệm vụ) tương tác để giúp các team cộng tác theo cách phù hợp nhất. Ba chế độ giao diện này cho phép các nhóm cộng tác và làm việc một cách hiệu quả.

Giao diện Bảng – Danh sách công việc

Phù hợp để theo dõi nhiệm vụ và hỗ trợ cộng tác team, giao diện Bảng – Danh sách nhiệm vụ kết hợp với các tính năng Lọc, Nhóm, Sắp xếp, Ẩn cột cho phép thành viên trong team tìm kiếm và tập trung vào những nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm. Danh sách nhiệm vụ hiển thị ai được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, tiến độ và hơn thế nữa. Có thể thấy cấp dữ liệu sâu hơn, chẳng hạn như giờ đã ghi và các công việc có thể được sắp xếp và lọc để nhanh chóng tìm thấy công việc bạn quan tâm.

Giao diện Kanban

Chế độ giao diện để kiểm tra là bảng Kanban có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Bảng Kanban cho phép team sắp xếp công việc tồn đọng một cách logic và nhà quản lý nắm được quy trình một cách minh bạch để có thể phân bổ lại các nguồn lực khi cần thiết, tránh tắc nghẽn hoặc cản trở các thành viên khác. Công cụ Kanban này thường được các doanh nghiệp sử dụng vì tính đơn giản của nó.

Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện giữa một trong ba giao diện thì thông tin sẽ tự động cập nhật vào các chế độ giao diện còn lại. Điều này làm cho quá trình quản lý dự án của toàn bộ team luôn liền mạch không bị ngắt quãng.

Xem tiến trình trong Trang tổng quan Dashboard thời gian thực

Trang tổng quan hoạt động giống như một báo cáo trạng thái tức thì, vì nó liên tục theo dõi và tính toán các chỉ số hiệu suất chính của dự án, sau đó nó hiển thị dưới dạng đồ thị và biểu đồ. Chế độ xem đặc biệt này tạo cho các nhà quản lý dự án một cái nhìn rõ ràng về tiến độ tổng thể của dự án của họ.

Xem trang tổng quan của chúng tôi và nhận dữ liệu trực tiếp về tình trạng dự án của bạn, bao gồm: tiến độ của các nhiệm vụ riêng lẻ, tiến độ tổng thể của dự án, thời gian dự kiến tiêu thụ so với thời gian thực tế, dự kiến so với chi phí thực tế và khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm.

Nhận báo cáo quản lý tác vụ

Các tính năng báo cáo tiến xa hơn trong việc thu thập thông tin có giá trị về hiệu suất và tiến độ của dự án. Nó giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý tác vụ theo hướng dữ liệu.

Tạo báo cáo nhiệm vụ trong công cụ theo dõi của chúng tôi và đi sâu vào xem từng thành viên trong nhóm đang làm như thế nào và theo dõi tiến trình của họ. Xem tất cả các nhiệm vụ được bao gồm trong dự án bạn đã chọn.

Template Quản lý kinh doanh dự án của Autotable…

Template Theo dõi dự án cho phép người quản lý đo lường tiến độ của team khi thực hiện các nhiệm vụ và sử dụng tài nguyên. Điều này để đảm bảo các dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách của chúng. Autotable.vn giúp việc theo dõi các dự án của bạn từ đầu đến cuối trở nên đơn giản.

Giao diện Bảng - Danh sách công việc
Giao diện Bảng – Danh sách công việc
Giao diện Kanban
Giao diện Kanban
Xem tiến trình trong Trang tổng quan Dashboard thời gian thực
Xem tiến trình trong Trang tổng quan Dashboard thời gian thực

Autotable.vn cung cấp các công cụ giúp cho việc cộng tác – lưu trữ – chia sẻ – kết nối để quản lý dự án ít tốn thời gian hơn và trực quan hơn.

Tạo tài khoản Autotable ngay hôm nay để nhận gói dung lượng miễn phí lên đến 150MB!

Scroll to Top