Minh bạch trong quản lý công việc cùng team cùng Automation

minh-bach-trong-quan-ly-cong-viec-cung-team

Nội dung

Để tăng năng suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần xem xét 3 yếu tố – thu thập dữ liệu, phê duyệt thông tin và cập nhật kịp thời, nói cách khác là bạn cần phải minh bạch trong quản lý công việc cùng team. Những yếu tố này giúp mọi người có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc tạo ra giá trị cao.

Tự động hóa không chỉ giải phóng thời gian cho người lao động. Nó cũng có thể cải thiện tính minh bạch và tạo ra trách nhiệm giải trình trong một tổ chức. Bằng cách cung cấp cho các team quyền truy cập vào cùng một nguồn dữ liệu tập trung duy nhất để làm việc, họ có thể tiến hành các dự án nhanh chóng hơn.

minh-bach-trong-quan-ly-cong-viec-cung-team
Minh bạch trong quản lý công việc cùng team cùng Automation 2

Minh bạch trong quản lý công việc cùng team – Giao tiếp rõ ràng hơn

Mặc dù các công cụ giao tiếp như email, ứng dụng nhắn tin và phần mềm cộng tác nhóm đều có công dụng của chúng, nhưng thông tin thường bị phân tán và có thể sai sót trong quá trình giao tiếp. Việc sàng lọc thông báo và cập nhật trạng thái trên nhiều nền tảng không chỉ là một quá trình tẻ nhạt mà còn thể xảy ra nhiều thiếu sót.

Các team không nhận được thông báo nhanh chóng và hiệu quả khi có thay đổi thông tin trong quá trình tiến hành dự án các dự án hoặc quy trình. Không có một nguồn dữ liệu tập trung, gây trì trệ trong quá trình giao tiếp. Nên việc sử dụng nền tảng quản lý công việc tự động hóa các công việc thủ công, không chỉ giúp giao tiếp hiệu quả hơn mà còn giảm lượng thời gian bị hao phí một cách đáng kể.

Ví dụ: thay vì lãng phí thời gian đi khắp văn phòng để thu thập báo cáo chỉ số từ các bên liên quan hoặc gửi email cập nhật trạng thái, nhân viên có thể thiết lập yêu cầu cập nhật tự động để thu thập thông tin họ cần để hoàn thành dự án bằng các mẫu form. Sau đó, thông tin đó được tổng hợp ở một nơi để mọi người trong dự án có thể tham khảo.

Tương tự như vậy, thay vì xác nhận phê duyệt bị trôi mất trong hộp thư đến của người quản lý dự án thì sẽ được lưu trực tiếp vào một hàng trong trang dữ liệu dự án, vì vậy, nhân viên có quyền truy cập có thể xem những nội dung dự án đã được khách hàng phê duyệt hay chưa hoặc xem đề xuất ngân sách đã được quản lý phê duyệt hay chưa.

Bạn có thể tham khảo bài viết: Automation – Tự động hóa là bước cải tiến cần thiết của doanh nghiệp

Tự động hóa giúp tạo và cập nhật một nguồn dữ liệu tập trung duy nhất để các team tham khảo về bất kỳ dòng công việc, dự án hoặc quy trình nhất định nào, giúp họ có được sự minh bạch thông tin cần thiết để hoàn thành công việc đúng hạn – hoặc thậm chí nhanh hơn.

Cải thiện tính minh bạch với Thu thập dữ liệu tự động

Thu thập dữ liệu thủ công giết chết năng suất. Khi được thiết lập chính xác, việc thu thập dữ liệu tự động sẽ tiết kiệm thời gian và có độ chính xác đáng tin cậy hơn so với việc nhập dữ liệu truyền thống. Ngoài ra, các cá nhân có thể tận dụng dữ liệu thu thập được từ các cuộc khảo sát và báo cáo phân tích được chia sẻ trong nguồn dữ liệu tập trung để hoàn thành công việc cần thiết.

Hãy tưởng tượng bạn là nhà sáng tạo sản phẩm cần lấy ý kiến ​​phản hồi của khách hàng về các tính năng mới mà họ cần. Bằng cách sử dụng Biểu mẫu online, bạn có thể thu thập các câu trả lời khảo sát, kết hợp với các điểm dữ liệu và nghiên cứu khác, và đưa nó vào kế hoạch cho sản phẩm tiếp theo. Dữ liệu khảo sát được tự động thu thập và lưu trữ ở định dạng các dòng cụ thể trong bảng dữ liệu.

Sau đó, bạn có thể thiết lập cập nhật hàng ngày để báo cáo kết quả khảo sát cho toàn bộ team của mình. Ngoài ra, thông báo trong ứng dụng cung cấp cho cộng tác viên thông tin theo thời gian thực đối.

Cập nhật thông tin bạn cần

Khi các doanh nghiệp có ít tài nguyên, thì thông tin chính là nguồn lực quan trọng mà bạn phải biết cách tận dụng và khai thác có hiệu quả, tự động hóa là cách tốt nhất để giúp bạn làm việc đó.

Tận dụng lợi thế của tự động hóa để loại bỏ các quy trình thủ công, kém hiệu quả để thu thập dữ liệu, phê duyệt và cập nhật trạng thái chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn cũng sẽ cải thiện khả năng giao tiếp với team xung quanh và tăng tính minh bạch về công việc đang được thực hiện, cho dù đó là điều chỉnh phạm vi dự án, hoàn thành nhiệm vụ, báo cáo dữ liệu thời gian thực hay xác nhận phê duyệt cho giai đoạn dự án.

Khi nhân viên có nguồn dữ liệu thông tin thời gian thực mà họ cần để hoàn thành công việc, họ có thể phản hồi với nhau nhanh hơn, đưa ra quyết định nhanh hơn và cuối cùng là tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm hoặc trải nghiệm vượt trội cho khách hàng của họ.

Scroll to Top