Có phải chính Nền tảng quản lý cộng tác (Collaboration) đang cản trở việc cộng tác của Team?

Nền tảng cộng tác đang cản trở Team?

Nội dung

Dựa trên những nhu cầu của doanh nghiệp, nhiều công cụ đã cung cấp các giải pháp và tính năng khác nhau nhằm cho phép cộng tác giữa nội bộ doanh nghiệp, giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là ba điều bạn cần lưu ý khi chọn một nền tảng quản lý cộng tác (collaboration) thật sự phù hợp.

Khi ngày càng có nhiều người làm việc từ xa và và các tổ chức doanh nghiệp và các tổ chức doanh nghiệp đang ngày càng cần đến các công cụ nền tảng ứng dụng để cùng lúc quản lý nhiều dự án khác nhau, thì việc tích hợp tính năng cộng tác hiệu quả trong một ứng dụng quản lý đa nhiệm là yêu cầu bắt buộc cần phải có của mọi nền tảng.

nen-tang-quan-ly-cong-tac-can-tro-team-1

Theo một nghiên cứu từ Forrester Consulting năm 2018, gần 80% doanh nghiệp và tổ chức đồng ý rằng “cộng tác là yếu tố thiết yếu để có thể lập kế hoạch tỉ mỉ và thực hiện thành công các dự án liên quan đến các mục tiêu kinh doanh hàng đầu.” Và 78% coi sự cộng tác là biện pháp giải quyết những cản trở tiêu cực giữa các bộ phận và có tầm quan trọng ngang với việc “thực hiện những mục tiêu kinh doanh hàng đầu”.

1. Nền tảng quản lý cộng tác không phải là “Chỉ xem”

Cộng tác không chỉ xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp – không có gì lạ khi các bên liên quan từ tham gia vào dự án của doanh nghiệp, bao gồm khách hàng và các đối tác chiến lược bên ngoài khác. Tuy nhiên, một số công cụ quản lý lại làm cho việc này trở nên khó khăn một cách không cần thiết khi hạn chế các quyền cho người dùng bên ngoài.

Ví dụ: Một số nền tảng chỉ cho phép quyền “chỉ xem” cho người dùng bên ngoài, ngăn họ nhận xét, chỉnh sửa hoặc tạo tác vụ trong công cụ. Điều này gây lãng phí thời gian, gây ra sự thất vọng và gây ra những phức tạp và rủi ro không cần thiết cho các dự án vì các bên liên quan phải tìm ra giải pháp thay thế cho những hạn chế này.

nen-tang-quan-ly-cong-tac-can-tro-team-2

Để giải quyết thách thức này, Autotable cung cấp nền tảng quản lý cộng tác cho phép tùy chọn nhiều cấp quyền khác nhau cho từng đối tượng được mời vào bảng, bao gồm quyền chủ quản – quyền tạo – quyền sửa – bình luận – chỉ xem. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có thể truy cập thông tin và thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để tiến tới các dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính năng cộng tác cho phép chia sẻ và phân quyền trong Bảng dữ liệu Autotable

2. Chi Phí – Phần lớn các nền tảng / ứng dụng sẽ tính phí khi bạn thêm User

Ngay cả khi ứng dụng cộng tác của bạn cung cấp các tính năng phân quyền khi chia sẻ, nhưng lại có nhiều “khoản phí phát sinh trong quá trình sử dụng” – cụ thể là chi phí khi chia sẻ bảng với người dùng khác. Và đây là khoản phí để làm thủ tục cấp phép truy cập dữ liệu.

Nhiều công cụ tính phí mỗi khi có thêm một người được bổ sung vào bảng và mức phí sẽ giao động tùy theo loại quyền được cấp. Nếu team của bạn làm việc với nhiều team khác nhau, với nhiều nhà cung cấp, nhà thầu và khách hàng, chi phí cộng tác sẽ tăng lên nhanh chóng – chưa kể bạn sẽ không lường trước được để làm việc với các đối tác bên ngoài có thể chia sẻ bảng với bao nhiêu người và khiến bạn vượt quá ngân sách một cách chóng mặt.

Hơn nữa, thời gian cần thiết để xử lý và phê duyệt phí thủ tục cấp phép truy cập cho người dùng bên ngoài có thể làm trì trệ đà phát triển của dự án nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Với Autotable, bạn sẽ không phải trả thêm bất kỳ một khoản phí nào khi mời và cấp quyền cho người tham gia vào bảng, vì vậy bạn có thể tiết kiệm cả thời gian và chi phí và tận dụng nguồn lực cho nhiều mục đích khác.

3. Vấn đề bảo mật thông tin trong nền tảng quản lý cộng tác

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, tính bảo mật là điểm then chốt tạo nên thành công của một dự án. Do đó, không có gì lạ khi một số người tham gia dự án “để cho biết”, đây là trường hợp bạn chỉ cần cấp quyền chỉ xem cho họ để hiển thị các nhiệm vụ và thông tin liên quan các thời điểm cụ thể trong vòng đời dự án.

Tuy nhiên, nhu cầu hạn chế độ tiếp cận đối với một số bên liên quan (bảo mật thông tin) có thể khó khăn với một số nền tảng cộng tác. Nhiều nền tảng quản lý cộng tác lại có cách nhìn về bảo mật thông tin theo chiều hướng “all or nothing”, có nghĩa là người dùng được tham gia bảng hoặc là có thể truy cập tất cả thông tin hoặc không truy cập được gì hết. 

Một số nền tảng khác gây khó khăn cho việc thay đổi quyền của người tham gia sau khi đã được mời vào bảng. Tuy nhiên, cộng tác hiệu quả thường đòi hỏi một cách tiếp cận tinh tế hơn, cấp đúng quyền truy cập cho đúng người vào đúng thông tin và đúng thời điểm.

Với tính năng phân quyền của Autotable bạn (quyền chủ quản) có thể thay đổi quyền truy cập thông tin của các cá nhân khi cần thiết dựa trên từng giai đoạn của dự án. Điều này giúp bảo mật các chi tiết cần thiết mà không hạn chế nhu cầu của các bên liên quan đối với thông tin quan trọng của dự án.

nen-tang-quan-ly-cong-tac-can-tro-team-3

Ngoài ra tính năng phân quyền theo dòng của Autotable giúp tăng tính bảo mật gấp nhiều lần. Với tính năng này bạn có thể phân quyền quản lý cho các thành viên tham gia theo từng dòng cụ thể, nhiều người tham gia trong cùng một bảng nhưng việc ai người đấy biết.

Chính sách bảo mật của Autotable

Tính năng cộng tác cho phép chia sẻ và phân quyền trong Bảng dữ liệu Autotable

Tổng kết

Nếu công cụ bạn đang sử dụng để quản lý dự án không cho phép bạn cộng tác với các bên liên quan (cả bên trong lẫn bên ngoài), phải trả thêm nhiều khoản phí và thiếu tính linh hoạt trong bảo mật thông tin, rất có thể ứng dụng này đang kìm hãm sự cộng tác và ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu từ đó làm giảm cơ hội thành công trong dự án của bạn, nếu vậy đã đến lúc để bạn cân nhắc đến một nền tảng ứng dụng khác.

Scroll to Top