Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) hiệu quả khi làm việc tại nhà (Phần 1)

Quản lý quy trình nghiệp vụ hiệu quả khi làm việc tại nhà (Phần 1)

Nội dung

Steve Job đã từng nói: “Nếu xác định đúng vấn đề, bạn sẽ có giải pháp”. Điều này đặc biệt đúng khi áp dụng trong hoạt động quản lý kinh doanh. Do công việc quản lý gần như phụ thuộc hoàn toàn vào việc thấu hiểu vấn đề từ đó cung cấp cái nhìn rõ ràng để giải quyết vấn đề đó.

“If you define the problem correctly, you almost have the solution.”

— Steve Job

Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) là điều không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào muốn đạt năng suất và hiệu quả cao. Tuy nhiên, đối mặt với những thách thức Covid-19 mang lại, các doanh nghiệp bắt buộc phải tìm ra các làm việc mới để sớm thích nghi. Dưới đây là một và gợi ý về cách thiết lập quy trình kinh doanh mới cũng như giúp cải thiện quy trình làm việc hiện khi làm việc tại nhà:

Quản lý quy trình nghiệp vụ là như thế nào?

Quản lý quy trình nghiệp vụ là việc xác định các chuỗi hoạt động hoặc các bước cần thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Đây ra công việc cần được thực hiện liên tục và không ngừng tìm kiếm những hướng đi mới nhằm cải thiện quy trình kinh doanh hiện tại.

Ngoài ra, công việc này còn bao gồm lưu trữ và theo dõi quy trình hiện đang được áp dụng. Việc này rất quan trọng, bởi nó giúp doanh nghiệp nhận ra những lỗ hổng cần cải thiện và những điểm mạnh cần phát huy trong quá trình hiện có. Do đó quá trình lưu trữ và theo dõi cần được đánh giá cẩn thận để tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Bạn đọc tìm hiểu thêm về phương pháp tự xây dựng hệ thống lưu trữ và phân tích dữ liệu không cần đến kiến thức lập trình: 8 lý do Doanh nghiệp nên tự xây dựng hệ thống ứng dụng quản lý cho doanh nghiệp mình với nền tảng No – code hoặc Low – code.

Loiichkhituxayungdung.png

Các quy trình nghiệp vụ kinh doanh này có thể phức tạp hoặc đơn giản. Quy trình phức tạp thường sẽ chặt chẽ và được đánh giá nghiêm ngặt để đảm bảo không có sự nhầm lẫn nào khi áp dụng quy trình quản lý vào thực tế. Những quy trình này thường phải được thẩm định và thông qua bởi những phòng ban liên quan đến pháp lý, tài chính, và an ninh.

Những quy trình đơn giản thường mang tính khái quát chỉ để hướng dẫn chung khi thực hiện công việc. Những công việc này thường là lên kế hoạch những buổi họp cho các phòng ban hoặc thiết lập phương pháp giúp nhân sự trong nội bộ tương tác với nhau. Những quy trình này thường sẽ không được ghi nhận lại vì không được áp dụng thường xuyên trong quá trình kinh doanh hoặc quy trình này chỉ để quản lý những công việc rất đơn giản.

“Quản lý quy trình nghiệp vụ là việc xác định các chuỗi hoạt động hoặc các bước cần thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra.”

Lợi ích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ hiệu quả

Doanh nghiệp sẽ có rất nhiều lợi ích nếu như thiết lập và quản lý tốt quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh:

  1. Năng suất cao hơn: Việc nắm rõ quy trình và mục tiêu cần đạt được giúp những nhân viên trong doanh nghiệp định hướng rõ những việc cần làm, không bị rối rắm và lãng phí thời gian cũng như công sức từ đó đạt được năng suất làm việc tốt hơn. Như vậy một quy trình làm việc đạt chuẩn phải loại bỏ được những hoạt động và công việc không cần thiết.
  2. Linh hoạt hơn: Tính linh hoạt là vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài. Khi doanh nghiệp của bạn tương tác với khách hàng, với đối tác, với đối thủ, và với những nhà cung cấp, bạn cần phải có một quy trình linh hoạt. Sẽ luôn có những điều chỉnh mới đòi hỏi bạn phải thay đổi để thích nghi, cũng như nhiều cơ hội mới bạn cần nhanh chóng nắm bắt nên sự linh hoạt là điều thiết yếu khi xây dựng quy trình kinh doanh và cần được duy trì xuyên suốt quá trình quản lý.
  3. Giải trình trách nhiệm rõ ràng hơn: Khi doanh nghiệp xây dựng phương hướng và quy trình làm việc tỉ mỉ đồng nghĩa với việc nhân viên cũng phải có kế hoạch làm việc để đạt được mục tiêu. Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân ngay từ những bước đầu và trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch giúp việc giải trình trách nhiệm minh bạch hơn.
  4. Sức ảnh hưởng rộng hơn: Lên kế hoạch quy trình nghiệp vụ tỉ mỉ giúp dễ dàng đưa ra quyết định hơn, triển khai công việc nhanh chóng hơn, cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Điều này thể hiện quản lý quy trình nghiệp vụ có sức ảnh hưởng lớn rất lớn đến mức độ nỗ lực làm việc của nhân viên.

Những cách để cải thiện quy trình quản lý nghiệp vụ

Dưới đây là những cách giúp cải thiện việc quản lý quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp của bạn:

Những cách để cải thiện quy trình quản lý nghiệp vụ (1).png
  1. Xác định lĩnh vực cần cải thiện: Bạn cần thấy rõ những lĩnh vực nào cần cải thiện và những lĩnh vực nào đang hoạt động hiệu quả trong quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Trong những lĩnh vực cần cải thiện bạn cần nắm rõ chi tiết nào đang còn yếu kém và cần thay đổi. Đồng thời, bạn cũng cần hiểu rõ nhân viên hoặc đối tượng nào liên quan đến những lĩnh vực hoặc bước nào trong quy trình nghiệp vụ. Thông qua bước này, bạn sẽ biết mình cần bắt đều thay đổi từ đâu cũng như bạn mong muốn việc cải thiện này sẽ mang đến những cải thiện tích cực như thế nào trong quy trình nghiệp vụ sau này. 
  2. Phân tích vấn đề: Sau khi bạn đã xác định vấn đề, bước tiếp theo sẽ là đánh giá và phân tích một cách thấu đáo để nắm rõ những trở ngại đang gây ra vấn đề. Bạn cũng cần chú ý đến những chi tiết nhỏ và cả những bước phụ có thể gặp phải khi phân tích quy trình hiện có.
  3. Đặt ra những mục tiêu cần cải thiện: Sau khi đã phân tích kỹ càng, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cho việc cải thiện quy trình nghiệp vụ và cân nhắc những bước nào  cần cải thiện hoặc loại bỏ hoàn toàn. Những bước này cần được đánh giá song song với những nhân viên cũng như những đối tượng sử dụng cuối cùng liên quan đến bước đó.
  4. Bao gồm người dùng: Cách nhìn của người dùng rất quan trọng trong việc chỉ ra những điểm thiếu sót cần được cải thiện trong quy trình cũng như những chỗ đã làm tốt. Hơn nữa, việc tiếp nhận ý kiến đóng góp từ khách hàng ngay từ trước khi xây dựng quy trình làm cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng, và về sau họ vẫn sẽ cởi mở đóng góp ý kiến giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn.
  5. Xây dựng một quy trình nghiệp vụ mới: Dựa vào những kết quả thu được trong quá trình phân tích trên bắt đầu xây dựng một quy trình mới. Quy trình mới xây dựng này có thể cần đến phải áp dụng những công cụ mới hoặc tạo ra một tiến độ là việc mới tốt hơn quy trình hiện có. Hoặc bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng giải pháp Tự động hóa cho việc hợp lý hóa quy trình kinh doanh. Theo số liệu thống kê cho thấy có đến 60% các ngành nghề có thể áp dụng Tự động hóa cho hơn 30% các hoạt động trong quy trình nghiệp vụ của mình,  cho thấy giải pháp Tự động hóa là một lựa chọn phù hợp cho việc cải thiện quy trình nghiệp vụ.
  6. Tiến hành và giám sát quy trình vừa xây dựng: Sau khi thực hiện cải tiến quy trinh hiện có, lúc này sẽ xuất hiện một vài khó khăn trong việc chấp nhận cái mới hoặc những vấn đề chưa lường đến. Giám sát quy trình mới thiết lập trong vòng vài tuần hoặc vài tháng cho đến khi bạn chắc chắn rằng mọi vấn đề đã được xử lý và quy trình mới được vận hành trơn tru.
  7. Thu thập ý kiến phản hồi: Khi quy trình nghiệp vụ đã vận hành ổn định, hãy bắt đầu thu thập ý kiến đóng góp của người dùng. Dù cho quy trình đang hoạt động tốt, việc này giúp bạn đón đầu những vấn đề có thể xảy đến trong tương lai và tiếp tục tiến hành những bước cải tiến nhỏ giúp quá trình duy trì tính xác đáng và hiệu quả. Cải tiến không ngừng rất quan trọng để doanh nghiệp quản lý quy trình nghiệp vụ hiệu quả.

Những ví dụ về cải thiện quản lý quy trình nghiệp vụ

Những cải thiện trong việc quản lý quy trình nghiệp vụ sẽ mang đến có bạn những lợi ích trong hoạt động, kinh doanh như: 

  • Gia tăng hiệu quả 
  • Loại bỏ những hạn chế trong quy trình hiện có
  • Gia tăng năng suất 
  • Duy trì những đặc tính tốt trong dịch vụ và sản phẩm
  • Tạo ra năng suất làm việc tốt hơn cho nhân viên
  • Cải thiện dịch vụ khách hàng
  • Đảm bảo những quy trình hỗ trợ mọi lúc
  • Giảm thiểu những rủi ro và nguy cơ thất bại

Những thay đổi trong quản lý quy trình nghiệp vụ khi làm việc tại nhà

Mời bạn đọc tìm hiểu về không gian làm việc ảo Digital Workplace để làm việc tại nhà trong bài viết: Digital Workplace – Tất cả những điều bạn cần biết (Phần 1)

Digital workplace.png

Do ảnh hưởng từ Covid-19 trên toàn cầu, bức tranh toàn cảnh của các doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi, đặc biệt là đối với khái niệm làm việc tại nhà. Quá trình giãn cách xã hội được tiến hành ở nhiều quốc gia, nên nhiều công ty và doanh nghiệp đã quyết định để nhân viên làm việc tại nhà.

Việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà sẽ thường gặp các vấn đề trong việc duy trì năng suất và duy trì độ tập trung trong công việc so với khi đến làm việc tại văn phòng. Khi làm việc tại nhà, các nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc giao tiếp và tương tác với những nhân viên khác cũng như gặp phải nhiều yếu tố gây sao lãng trong môi trường làm việc ở nhà. 

Nhiều quy trình kinh doanh cũng đã gặp phải nhiều vấn đề trong giai đoạn khủng hoảng này. Việc quản lý quy trình nghiệp vụ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi mà những quy trình mới cần được triển khai ngay lập tức và liên tục cải tiến để đảm bảo tiến độ công việc.

Thêm nội dung để giới thiệu Autotable hỗ trợ quản lý quy trình nghiệp vụ như thế nào và link qua phần 2: Cách cải thiện quy trình nghiệp vụ khi làm việc tại nhà.

Scroll to Top