Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) hiệu quả khi làm việc tại nhà (Phần 2)

Quản lý quy trình nghiệp vụ hiệu quả khi làm việc tại nhà (Phần 2)

Nội dung

Bạn đọc tìm hiểu phần 1 của bài viết: Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) hiệu quả khi làm việc tại nhà (Phần 1)

Theo số liệu mới nhất từ Tổng cục Thống kê, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trung bình mỗi tháng trong năm 2020 có gần 8500 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường. Đây là con số chưa từng có trong 10 năm trở lại đây. Từ đó là có thể thấy ảnh hưởng mạnh mẽ của dịch Covid-19 đến nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng.

Tuy nhiên đây cũng là một lời nhắc nhở rằng nguy cơ luôn có thể xảy đến bất cứ lúc nào và không thể lường trước được. Do đó muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải linh hoạt trong quy trình quản lý nghiệp vụ, liên tục cải tiến khi cần thiết để đón đầu thời cơ và vượt qua nguy cơ. 

Cách cải thiện quy trình kinh doanh khi làm việc tại nhà

Đã có không ít doanh nghiệp vươn lên và phát triển trong giai đoạn khó khăn này. Để công ty có thể hoạt động giữa những tình huống không lường trước được, bạn cần cải thiện việc quản lý quy trình nghiệp vụ theo những cách sau:

Cách cải thiện quy trình kinh doanh khi làm việc tại nhà.png

Xác định phương pháp kết nối và giao tiếp

Trong giai đoạn này, làm việc tại nhà có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn giữa vô vàn tin nhắn, email, và quá nhiều thông tin khác cần phải trao đổi. Vấn đề này dễ gây ra những nhầm lẫn thiếu sót trong công việc, khó có thể xác định được công việc nào đã hoàn thành và phải gửi đến cho ai. Điều này gây ra trở ngại lớn mỗi khi cập nhật và theo dõi tiến độ quy trình.

Vì vậy doanh nghiệp cần phải cân nhắc, xác định lại phương thức giao tiếp và tương tác hiện tại và tìm ra phương thức tốt hơn. Việc giao tiếp có thể thực hiện thông qua chat trực tiếp hoặc triển khai các công cụ chia sẻ tài liệu để cho phép nhân viên làm việc đồng thời trên một tài liệu.

Chấp nhận việc gia tăng số lượng các buổi họp

Khi triển khai áp dụng hình thức làm việc tại nhà thì việc liên tục diễn ra những buổi họp trực tuyến là điều không thể tránh khỏi. Việc này là một thay đổi lớn khi mà các nhân viên không thể nói chuyện với nhau trực tiếp như thông thường so với khi làm việc tại văn phòng. Tần suất các buổi họp dày đặc và ngày càng tăng nhiều, gây ảnh hưởng lớn đến thói quen làm việc của nhân viên.

Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc vấn đề này và đầu tư một công cụ có thể giúp nhân viên tham gia họp trực tuyến dễ dàng. Để quy trình nghiệp vụ của bạn luôn theo kịp thời đại, người quản lý cần phải chú ý cập nhật những công cụ mới liên tục và lựa chọn công cụ nào phù hợp nhất để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Hiện nay, những công cụ như Zoom và Google Meets đang rất phổ biến, cũng như Microsoft Teams,… Những công cụ này giúp các buổi họp trực tuyến diễn ra trơn tru hơn và áp dụng những công cụ này vào quy trình kinh doanh mới sẽ giúp ích nhiều cho những nhân viên làm việc tại nhà.  

Sắp xếp thời gian tập trung cho việc quan trọng

Như đã nêu, những buổi họp trực tuyến ngày càng tăng. Nhưng sẽ khó có thể sắp xếp được khung giờ phù hợp để tất cả mọi người cùng tham gia. Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi đội nhóm có những dự án, công việc, nhiệm vụ riêng, và khó có thể hoàn thành kịp lúc để báo cáo trong những buổi họp liên tục diễn ra. 

Nhiều nhân viên cảm thấy choáng ngợp khi chỉ có khoảng thời gian ngắn để hoàn thành công việc. Nên cần có một ứng dụng Theo dõi thời gian để nhân viên có thể quản lý thời gian làm việc và để nhà quản lý nắm được nhân viên cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc. Dựa vào thông tin này có thể giúp xây dựng và cải thiện quy trình kinh doanh tốt hơn. 

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những yếu tố quan trọng trong kinh doanh, nên doanh nghiệp cần khuyến khích và tạo điều kiện để nhân viên thực hành quản lý thời gian cho những dự án lớn và quan trọng. Bằng cách áp dụng những ứng dụng quản lý dự án cho phép nhân viên và nhà quản lý lên kế hoạch cụ thể khung thời gian dành ra cho các dự án lớn nhỏ. Ứng dụng như Autotable là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp xây dựng ứng dụng quản lý dự án kinh doanh nội bộ và đội nhóm. 

Tự động hóa những công việc thủ công

Tự động hóa là công nghệ giúp cải thiện chất lượng công việc, hạ thấp giá thành, tiêu chuẩn hóa các thủ thuật cho những hoạt động cụ thể. Tự động hóa có thể giúp giảm những công việc thủ công, cho phép nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng. Những ứng dụng tự động hóa sẽ là một công cụ hữu ích để thiết lập một quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với nhu cầu của bạn. Những công việc thủ công như gửi mail, điền biểu mẫu, hoặc gửi nhắc nhở đến nhân viên đều có thể tự động hóa giúp nhân viên chủ động hơn về thời gian.

Khi được áp dụng vào quy trình nghiệp vụ, công cụ Tự động hóa có thể nhắc nhở nhân viên những công việc chưa hoàn thành, đề xuất đẩy nhanh tiến độ làm việc với những nhiệm vụ đã được thực hiện quá lâu, cho phép nhân viên biết được chính xác mục tiêu cần đạt được của mỗi nhiệm vụ.

Đánh giá biểu hiện trong công việc và ghi nhận phản hồi

Phản hồi từ nhân viên trong thời điểm này là rất cần thiết, vì từ đó người quản lý có thể xác định rõ những khó khăn khiến họ chưa phát huy được hết năng lực làm việc. Do đó, nhân viên cần nhận được sự khuyến khích cũng như được phổ biến những giải pháp giúp họ thuận lợi phản hồi ý kiến cho doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đón nhận phản hồi từ nhân viên một cách tích cực và tiến hành cân nhắc dựa theo đó để xây dựng quy trình mới hiệu quả hơn, phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại.

Doanh nghiệp cần có giải pháp cho phép dễ dàng đánh giá biểu hiện trong công việc của nhân viên so với KPIs đã đề ra. Bên cạnh đó cũng cần có một hệ thống lưu trữ, phân tích và báo cáo dữ liệu tốt để nhân viên có thể truy cập một cách dễ dàng và thuận tiện. Việc này giúp thúc đẩy biểu hiện làm việc của toàn đội cũng như đảm bảo không bỏ sót những lỗi nhỏ có thể dẫn đến thất bại nghiêm trọng. Quản lý dữ liệu hiệu quả là bước cần thiết cho quy trình quản lý doanh nghiệp không chi trong giai đoạn này mà còn giúp phát triển doanh nghiệp về lâu dài.

Đặt ra những mục tiêu kinh doanh rõ ràng

Tuy làm việc tại nhà có thể thúc đẩy năng xuất công việc do nhân viên được làm việc trong môi trường thoải mái và thân thuộc nhưng nó cũng dẫn đến nhiều khó khăn trong giao tiếp và gây nhầm lẫn giữa các nhân viên. Vậy nên doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng mục tiêu rõ ràng nhằm đảm bảo nhân viên có phương hướng làm việc rõ ràng để thực hiện theo. Những mục tiêu đề ra cần phải liên quan đến mục tiêu kinh doanh chung và cho nhân viên thấy được hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Từ đó giúp tạo động lực cho nhân viên cũng như doanh nghiệp dễ dàng theo sát công việc của nhân viên dựa theo những tiêu chuẩn đã đặt ra.

Lên lịch Check-in

Làm việc tại nhà, có thể khiến nhân viên cảm thấy cô đơn khi phải làm việc tách biệt với những thành viên còn lại. Doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề này thông qua lên lịch check-in cho toàn đội bằng những những buổi họp chung. Việc này giúp nhân viên cảm thấy họ vẫn  được tham gia vào những hoạt động đội nhóm và giúp tạo động lực làm việc hiệu quả và tương tác nghiêm túc với các thành viên còn lại.

Những buổi Check-in cũng cho phép quản lý và nhân viên trao đổi công việc từ đó ngăn chặn những vấn đề xảy ra do thiếu tương tác và suy sút tinh thần làm việc về sau. Do những tình huống không lường được xảy ra trong giai đoạn này, mỗi doanh nghiệp và công ty nên cân nhắc việc thiết lập lại quy trình nghiệp vụ để đảm bảo quyền lợi của tất cả thành viên. 

Tránh quản lý vi mô (Micro – Management)

Do không còn làm việc trong cùng văn phòng nên người quản lý có thể cảm thấy phải liên tục theo dõi giám sát tình hình làm việc của nhân viên. Việc này có thể gây ra phiền toái và hiểu lầm khiến nhân viên có thái độ làm việc không tốt. Thay vào đó hãy thực hiện họp Check-in theo tuần đã đủ để giúp nhân viên theo kịp tiến độ và hoàn thành công việc. Như đã nêu trên, những công cụ công nghệ sẽ giúp ích trong việc quản lý dự án để nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ dựa trên mục tiêu đã đề ra. Áp dụng công cụ công nghệ cho quy trình nói chung và cho quản lý dự án nói riêng có thể giúp khắc phục những khó khăn và đẩy nhanh quá trình phát triển. 

Áp dụng quản lý quy trình nghiệp vụ khi làm việc tại nhà 

Bạn đọc tìm hiểu các xây dựng môi trường làm việc Digital Marketing khi làm việc tại nhà tại: Digital Workplace – Tất cả những điều bạn cần biết (Phần 2)

digital-workplace-1.png

Quản lý quy trình nghiệp vụ đúng cách có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình, vượt qua những khó khăn và hoạt động hiệu quả. Mọi nhiệm vụ, công việc hoặc dự án kinh doanh đều cần được thực hiện dựa trên nền tảng quy trình kinh doanh cốt lõi, cho nên xây dựng một nền tảng đạt chuẩn là rất quan trọng. Những cải tiến quy trình như áp dụng công cụ công nghệ mới, cải thiện quy trình hiện có, hoặc loại bỏ những bước không cần thiết,… nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại giá trị to lớn về lâu dài.

Autotable là nền tảng cơ sở dữ liệu No-code cho phép người dùng tự thiết lập ứng dụng phù hợp với nhu cầu bản thân. Nhờ có giao diện bắt mắt, thân thiện người dùng và chỉ cần đến thao tác kéo thả, Autotable có thể giúp doanh nghiệp thiết lập ứng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ với đầy đủ tính năng và nhiều hơn thế. Hãy tham gia sử dụng Autotable ngay!

Scroll to Top