Tại sao Cộng tác làm việc quan trọng? [Collaboration #101]

Tại sao Cộng tác làm việc quan trọng? [Collaboration #101]

Nội dung

Có thể bạn nghĩ doanh nghiệp chỉ cần có nhân tài là đã có thể vận hành và phát triển. Đúng là nhân tài rất quan trọng nhưng người tài thôi vẫn chưa đủ. Điều doanh nghiệp cần là những nhân tài biết cách Cộng tác làm việc.

Bạn có thể thắc mắc tại sao cộng tác lại quan trọng. Cộng tác giúp các thành viên trong team làm việc cùng nhau để hướng tới một mục tiêu chung một cách hiệu quả và lâu dài mà không cảm thấy bị bắt buộc phải làm như vậy.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đưa ra bài viết này: để hỗ trợ bạn thiết lập văn hóa cộng tác thành công trong tổ chức và doanh nghiệp của bạn.

Cộng tác và Làm việc nhóm liệu có giống nhau?

Trong quản lý dự án, có một sự khác biệt cơ bản giữa làm việc nhóm và cộng tác. Hãy xem những cụm từ có ý nghĩa như thế nào đối với cá nhân và doanh nghiệp.

Thuật ngữ “làm việc nhóm” – Teamwork đề cập đến cách một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Mỗi người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình. Một trưởng nhóm chịu trách nhiệm chỉ đạo quá trình làm việc và giải quyết các vấn đề và bất đồng. Các thành viên phải làm tròn trách nhiệm của mình, nhưng họ không bắt buộc phải có mục tiêu chung.

Cộng tác đòi hỏi mức độ “tương tác” cao hơn so với chỉ hợp tác thông thường. Vì họ có chung lý tưởng nên những người cộng tác có thể giải quyết những khó khăn và tranh chấp mà không cần sự can thiệp của lãnh đạo. Trưởng nhóm có vai trò như một cố vấn hơn là một người kiểm soát, do đó anh ta hoặc cô ta chủ yếu chịu trách nhiệm đưa ra định hướng.

Mặc dù cần rất nhiều nỗ lực để phát triển văn hóa làm việc CỘNG TÁC, nhưng đây là cách tiếp cận lâu dài, hiệu quả hơn rất nhiều để các nhóm cộng tác.

“It is the long history of humankind (and animal kind, too) that those who learned to collaborate and improvise most effectively have prevailed.”

Charles Darwin

Tầm quan trọng của sự cộng tác là gì?

Các doanh nghiệp và tổ chức phải đối mặt với nhiều thách thức mỗi ngày cần phản ứng nhanh chóng. Các thành viên trong nhóm đưa ra phần lớn các giải pháp này. Giao tiếp là yếu tố quyết định cách một team làm việc tốt như thế nào để vượt qua các trở ngại.

Có một mối quan hệ chặt chẽ giữa cộng tác và giao tiếp. Theo một nghiên cứu về sự cộng tác, hầu như mọi người được thăm dò ý kiến trong số 7.000 người ​​trên 17 quốc gia đều nói rằng giao tiếp với đồng nghiệp là yếu tố quan trọng nhất để đạt được “sự cộng tác xuất sắc”. Vì lý do này, sự thành công của bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào sự phát triển của các mối liên kết lành mạnh và bền chặt giữa các thành viên, cũng như việc tạo ra một bầu không khí cộng tác tích cực.

Những lợi ích mà doanh nghiệp và nhân viên của mình được hưởng lợi từ giao tiếp cộng tác:

  • Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề bằng cách cho phép nhân viên chia sẻ kiến ​​thức chuyên môn một cách cởi mở và đưa ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề.
  • Cải thiện giao tiếp thông qua cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
  • Tạo ra môi trường làm việc thoải mái và tích cực. Nhân viên cảm thấy thích đi làm hơn khi có sự giao tiếp tốt tại nơi làm việc. Do đó, nhân viên ít xin nghỉ phép hơn.
  • Cải thiện năng suất bằng cách khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình làm việc. Biến công việc thành những trải nghiệm thú vị để mỗi nhân viên có thể tham gia và học hỏi chứ không chỉ là những nhiệm vụ phải hoàn thành;
  • Khuyến khích mỗi cá nhân tự nhìn nhận và đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu cũng như khả năng của họ trong công việc;
  • Nhân viên có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về các nhiệm vụ mà họ đang thực hiện tốt hơn. Nhiệm vụ của nhân viên được xác định rõ ràng thông qua giao tiếp, giúp mỗi nhân viên thấy được tầm quan trọng của bản thân đối với sự thành công của dự án.

Cách thiết lập một môi trường làm việc cộng tác hiệu quả

Doanh nghiệp có thể làm một số việc để khuyến khích sự cộng tác chuyên nghiệp giữa các nhân viên. Tuy nhiên, các chi tiết cụ thể của việc phát triển cộng tác tại nơi làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô team, team làm việc từ xa hay tại văn phòng, số lượng phòng ban và nhiều yếu tố khác.

Dưới đây là một số cách có thể áp dụng thực tế nếu bạn muốn phát triển bầu không khí cộng tác tại nơi làm việc cho team và doanh nghiệp của mình.

Xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và tích cực.

Điều này có thể bao gồm yếu tố thiết kế nội thất, chẳng hạn như thiết lập một không gian để nghỉ giải lao và phát triển văn hóa giao tiếp giữa các nhân viên: chẳng hạn như khuyến khích sự lắng nghe tích cực hoặc tổ chức chào đón nhân viên mới. Tổ chức các sự kiện team-building để giúp các thành viên hiểu nhau hơn:

Khuyến khích tâm lý làm việc thoải mái.

Môi trường tại nơi làm việc thực sự quan trọng. Nhân viên không nên sợ hãi khi phát biểu ý kiến, vì cho rằng họ sẽ bị đánh giá thấp nếu tỏ ra thiếu chuyên nghiệp hoặc mắc lỗi. Phong cách làm việc quá độc đoán có thể làm xói mòn lòng tin của nhân viên, khiến họ bị căng thẳng và làm việc chỉ để cho xong chứ không phải để phát triển. 

Để đạt được điều này, bạn phải khuyến khích nhân viên của mình thiết lập văn hóa giao tiếp cởi mở và minh bạch trong toàn team để mọi người đều cảm được đối xử bình đẳng.

Ngay cả tại Google, mức độ khác nhau đáng kể về tâm lý khi làm việc giữa các nhóm (theo nghiên cứu của riêng họ) đã tạo ra tác động lớn đến hiệu suất của họ:

Tăng cường hiệu quả của các cuộc họp 

Các cuộc họp có thể gây bất tiện và khó chịu cho nhân viên. Nhân viên trở nên mất tập trung khi đang thực hiện nhiệm vụ và rất khó để họ lấy lại sự tập trung. Đó là lý do tại sao trước khi tổ chức một cuộc họp, phải phân tích nhu cầu thực tế của một cuộc họp và đảm bảo rằng nó có liên quan và hiệu quả. Hãy nhớ kết hợp brainstorm và giữ sự tương tác cho các cuộc họp để nhân viên có thể nói và được lắng nghe.

Khuyến khích tự do sáng tạo và quyền tự chủ (trong giới hạn nhất định).

Bạn càng cố gắng kiểm soát nhân viên của mình, sẽ khiến họ khó chịu khi bày tỏ ý kiến ​​của mình. Việc kiểm soát chắc chắn sẽ bóp nghẹt khả năng sáng tạo. Do đó, điều quan trọng là phải cung cấp cho nhân viên quyền tự do lựa chọn phong cách làm việc phù hợp với họ.

Có nhiều phương pháp quản lý nhân viên nhưng không làm cho họ thấy ngột ngạt. Ví dụ: những app cho phép theo dõi tiến độ công việc cho phép mọi người tự thiết lập các hoạt động hàng ngày của riêng họ phù hợp với mục tiêu của công ty và quản lý có thể theo dõi công việc thông qua app mà không phải theo dõi nhân viên.

Tán thưởng khi nhân viên thực hiện tốt việc cộng tác.

Tán thưởng, động viên và sự công nhận là điều mà người quản lý cần thực hiện khi team cộng tác hiệu quả và hoàn thành tốt công việc mà không cần đến sự giám sát quá nhiều. Điều này có thể là những lời động viên, cho phép họ chọn lịch trình làm việc của riêng mình, hoặc chỉ tổ chức một lễ kỷ niệm khiêm tốn cho toàn bộ nhân viên!

Vậy team làm việc từ xa cộng tác như thế nào?

Vì các nhân viên không tương tác trực tiếp nên việc thiết lập sự cộng tác với một team từ xa có thể là một thách thức. Vậy nên, để cộng tác hiệu quả, chủ yếu phải dựa vào giao tiếp, lựa chọn các công cụ hỗ trợ và giải pháp thích hợp, chẳng hạn như:

  1. Sử dụng các công cụ quản lý để phân công, giao việc và đo lường tiến độ.
  2. Sử dụng công cụ kết hợp All-in-one (tất cả trong một) giúp đảm bảo nhân viên làm việc theo lịch trình và hoàn thành theo thời hạn dự án đã đề ra;
  3. Sử dụng phần mềm giao tiếp trực tuyến phù hợp để tương tác tức thì và tránh lãng phí thời gian.

Nếu team của bạn vừa có thành viên làm tại văn phòng vừa có thành viên làm từ xa, bạn nên tận dụng những công cụ ứng dụng để cải thiện giao tiếp và cộng tác. Ngoài ra cũng đừng bỏ quên nhân viên làm từ xa khi tổ chức sự kiện team-building hoặc các buổi tiệc của công ty nhé!

cộng tác làm việc cùng autotable

Cách phòng tránh hoặc giải quyết vấn đề cộng tác tại nơi làm việc

Doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn nhất định khi chuyển đổi sang văn hóa làm việc cộng tác. Một số cá nhân quen làm việc theo phương thức truyền thống có thể cảm thấy mất phương hướng trong môi trường mới. Họ cần được hỗ trợ để dần dần thực hiện các điều chỉnh. Đây là những gì doanh nghiệp có thể làm để giúp:

  • Chọn team member một cách cẩn thận. Các mối quan hệ trong team được xây dựng dựa trên phong cách làm việc, quan điểm và tính khí của các thành viên. Thật khó để nuôi dưỡng bầu không khí cộng tác tích cực khi mỗi thành viên có quan điểm và thái độ hoàn toàn khác nhau.
  • Khuyến khích tương tác trực tiếp. Mặc dù các công cụ ứng dụng giao tiếp được sử dụng ngày càng phổ biến, vẫn nên ưu tiên tương tác trực tiếp. Trong cuộc trò chuyện trực tiếp, hầu hết nhân viên và team member thường háo hức thảo luận về các vấn đề của họ và bạn có thể hỗ trợ giải quyết chúng.
  • Hướng dẫn cách để team “đồng ý và không đồng ý”. Mọi nhân viên đều có quyền đề xuất ý kiến cần được lắng nghe, dù là đề xuất ý kiến trái chiều. Đồng thời, khi số đông trong team đã thống nhất về một lựa chọn, mỗi thành viên nên cam kết thực hiện nó, ngay cả khi họ không hoàn toàn hài lòng.
  • Đặt văn hóa Cộng tác thành ưu tiên hàng đầu. Khi quyết định các nguyên tắc cộng tác, hãy nhớ rằng chúng nên áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp, không chỉ riêng một nhóm. Để mỗi người có thể tiếp nhận và tiếp thu văn hóa cộng tác mới, các nguyên tắc cộng tác phải trở thành chính sách vững chắc của công ty (các nhà lãnh đạo phải làm hình mẫu cho những người khác).

Cuối cùng, để tóm tắt những gì đã đề cập …

Cộng tác là một động lực mạnh mẽ có thể hỗ trợ sự phát triển và mở rộng doanh nghiệp của bạn. Nó tập trung vào việc khuyến khích mọi người giao tiếp hiệu quả, nhằm tăng năng suất cao hơn và cải thiện khả năng giải quyết vấn đề. Tất cả những điều này góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp và sự hài lòng của khách hàng.

Chúng tôi hy vọng bài đăng này hữu ích và có thể hướng dẫn bạn tạo ra một nền văn hóa cộng tác trong doanh nghiệp của mình. Giờ đây, bạn đã hiểu rõ hơn về cách gắn kết các thành viên trong nhóm lại với nhau, cách để cộng tác hiệu quả và cách tận dụng tối đa đội ngũ nhân viên của bạn!

Nền tảng Cộng tác khuyên dùng

Giới thiệu đến bạn Nền tảng Cộng tác Autotable. Autotable là nền tảng ứng dụng No-code mạnh mẽ với đầy đủ tính năng cộng tác từ cơ bản đến nâng cao, và cho phép người dùng tự xây dựng hệ thống quản lý công việc trong mọi lĩnh vực bất kỳ. Nói cách khác Autotable là hệ thống quản lý thông tin mà mọi thành viên có thể cùng tham gia làm việc, trao đổi thông tin và tự chủ trong công việc.

Nền tảng Cộng tác Autotable có gói tài khoản cho tất cả các mức độ sử dụng.

Hãy đăng ký tài khoản Autotable MIỄN PHÍ ngay hôm nay!

Không hạn chế tính năng – Thời gian sử dụng – Số người tham gia bảng.

Scroll to Top