Theo dõi dự án theo ngày công

Theo dõi dự án theo ngày công

Nội dung

Quản lý dự án không chỉ dành riêng cho những doanh nghiệp thực hiện những dự án quy mô, trên thực tế, mọi công việc từ cuộc sống hàng ngày cho đến phát triển cơ sở hạ tầng, mạng lưới kinh doanh đều cần phải thực hiện quản lý dự án.

 Vậy để quản lý dự án hiệu quả sẽ cần đến những gì?

quan-ly-du-an-don-gian.jpg

1. Có kế hoạch rõ ràng

Điều cần tránh nhất khi tiến hành dự án là không có kế hoạch rõ ràng, không biết bắt đầu từ đâu, không biết nên làm gì và không biết cần bao lâu để hoàn thành. Để khắc phục điều này bạn nên chia dự án lớn thành những dự án con, hoạch định công việc cụ thể cho từng dự án nhỏ, tìm hiểu kỹ những việc cần làm cho từng mục nhỏ, và đề ra thời hạn cụ thể cho mỗi dự án con được phân ra.

2. Phân chia công việc và giao quyền

Đối với team có nhiều thành viên, cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng hợp lý. Theo nguyên tắc chung là mỗi người một việc và mỗi việc một người, nhưng có thể chia việc theo năng lực của thành viên hoặc nếu có nhiều dự án con thì mỗi người có thể đảm nhiệm nhiều công việc hơn nếu có kế hoạch phân bổ hợp lý. 

Điểm cần chú ý khi chia việc là tránh gây áp lực lớn đối với nhân viên đảm nhận phần việc. Thay vào đó hãy tạo một môi trường tin cậy, cảm thông và coi trọng sáng kiến của từng cá nhân, để khuyến khích mỗi người thể hiện năng lực và khả năng sáng tạo trong công việc.

3. Huy động nguồn lực

Quản lý dự án không chỉ là lên kế hoạch và giám sát, mà còn phải biết cách huy động nguồn lực. Để dự án thành công, bạn cần phải biết cách tận dụng và kết hợp mọi nguồn lực như tài chính, nhân sự, thông tin, mối quan hệ, công nghệ,… Ngoài ra, không chỉ người quản lý mà nhân viên cũng cần được hướng dẫn cách tận dụng nguồn lực để tạo ra kết quả trong công việc.

4. Kiểm soát dự án

Phân tích, đánh giá và báo có định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần về chính sách, định hướng chiến lược và giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong thực hiện dự án. Hoặc có thể lập một bộ phận riêng chuyên giải quyết những vấn đề. Các nhóm thực hiện dự án có thể nêu ra những vấn đề cần giải quyết với bộ phận kiểm soát để giải quyết và có thể chuyên tâm tiếp tục công việc.

5. Tìm kiếm hỗ trợ từ chuyên gia

Một cách để giảm bớt áp lực công việc là sử dụng chuyên gia từ bên ngoài. Việc mời tư vấn bên ngoài mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng mới có giá trị. Tuy nhiên, bạn phải xem xét cẩn thận kế hoạch cũng như kinh nghiệm của từng nhóm thực hiện dự án cụ thể trước khi quyết định chọn sự hỗ trợ từ bên ngoài.

6. Chính sách thưởng phạt rõ ràng

Đề rõ chính sách ngay từ đầu để loại bỏ cung cách làm việc sơ sài, cẩu thả. Vì cách làm việc này sẽ dẫn đến nhiều sai sót, gây lãng phí, ảnh hưởng xấu đến kết quả chung.

Đối với những cá nhân hoặc team có biểu hiện tốt trong công việc và tạo ra kết quả, thì cần phải thể hiện sự công nhận đối với những nỗ lực của họ thông qua những hình thức tặng thưởng phù hợp.

7. Sử dụng những công cụ quản lý dự án

Không thể phủ nhận những lợi ích mà công nghệ 4.0 mang lại cho các doanh nghiệp hoặc bất kỳ cá nhân nào làm việc và kinh doanh. Có rất nhiều công cụ khác nhau có thể giúp bạn quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, phân tích thông tin, lên lịch dự án, phân chia dự án riêng biệt, chia sẻ nguồn lực với đội nhóm, liên kết các bộ phận liên quan với nhau,… Nhưng sẽ tốt hơn rất nhiều nếu những công cụ này kết hợp thành một và vẫn đảm bảo năng suất hiệu quả.

Autotable là công cụ kết hợp đầy đủ những tính năng mà bạn cần để quản lý dự án từ cơ bản đến nâng cao. Với bảng mẫu Quản lý dự án cơ bản mà Autotable đã tạo ra bạn và nhóm thực hiện dự án có thể:

  • Đưa tất cả dự án lớn và dự án con vào cùng một cơ sở dữ liệu để quản lý.
  • Giao diện Bảng giúp bạn thống kê và lưu trữ mọi dữ liệu thông tin cần thiết liên quan đến dự án, thông tin những thành viên thực hiện dự án, và thông tin những việc cần làm.
theo-doi-du-an-1.png
  • Tính năng phân quyền theo cột, theo dòng, theo phân công để bạn có thể phân chia công việc cho các thành viên.
  • Kèm theo đó là tính bảo mật tuyệt đối các thành viên chỉ thấy được những phần việc và nội dung mà bạn cho phép, cũng như chỉ thực hiện được những hành động mà bạn cấp quyền.
  • Giao diện Lịch thể hiện trực quan các khoảng thời gian và các mốc thời gian đã lên kế hoạch dưới dạng lịch để thuận tiện theo dõi tiến độ dự án.
theo-doi-du-an-2.png
  • Chia sẻ bảng với những team hoặc những bộ phận khác để cùng lúc kiểm soát dự án và đưa ra giải pháp nhanh chóng.
theo-doi-du-an-4.png
  • Giao diện Kanban thể hiện thông tin dự án dưới dạng thẻ cho phép bạn theo dõi và nắm rõ tiến độ của mỗi team hoặc mỗi cá nhân đang thực hiện, cũng như cần cải thiện và hỗ trợ team ở khâu nào.
theo-doi-du-an-3.png
  • Thiết lập liên kết thông tin giữa các trang trong dự án thuận tiện cho tra cứu và tìm kiếm.
theo-doi-du-an-5.png
  • Biểu đồ, bảng và số liệu tổng hợp giúp phân tích và thống kê dữ liệu một cách trực quan để bạn có thể đưa quyêt định chiến lược dựa trên đó. 
theo-doi-du-an-6.png
theo-doi-du-an-7.png
  • Hoàn toàn có thể phát triển thêm công cụ quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý khách hàng,… giúp bạn tận dụng nguồn lực cùng lúc với quản lý dự án.

Hãy tải và sử dụng bảng mẫu Theo dõi dự án theo ngày công của Autotable để cùng team triển khai và tiến hành dự án hiệu quả.

Scroll to Top