Workflow Automation là gì? Lợi ích và ứng dụng

workflow-automation-la-gi
Nội dung
    Add a header to begin generating the table of contents

    Workflow Automation là gì?

    Workflow Automation đề cập tới việc thiết kế và thực hiện các luồng nhiệm vụ (Tasks), Dữ liệu (Data), tài liệu (Files) một cách tự động dựa trên các quy tắc logic được xác định trước.

    Để tự động hóa workflow, trước tiên bạn cần xác định các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành công việc. Tiếp theo, tạo ra các quy tắc và logic thực hiện các nhiệm vụ đó. Cuối cùng, thiết lập các quy tắc này lên phần mềm.

    Các quy tắc và logic thường là một loạt các câu lệnh if-then (nếu-thì) hoạt động giống như các chỉ dẫn cho chương trình biết những hành động cần thực hiện và cách chuyển từ tác vụ này sang tác vụ tiếp theo. 

    Phần mềm sử dụng các quy tắc và logic đó để thực hiện chuỗi nhiệm vụ từ đầu đến cuối, để con người không còn phải xử lý công việc.

    Autotable

    Cấu trúc của quy tắc:

    • Trigger: điểm bắt đầu của 1 workflow – là mệnh đề Khi. Ví dụ: Khi trạng thái task chuyển sang Hoàn thành; Khi có 1 khách hàng đăng ký mới,…
    • Condition: Điều kiện – là bộ lọc cho các đối tượng thỏa mãn Trigger. Ví dụ: Khi trạng thái task chuyển sang hoàn thành với Điều kiện task của bạn A → lúc đó task của bạn B được chuyển sang hoàn thành nhưng sẽ bị loại khỏi quy tắc này.
    • Action: Sự kiện xảy ra đối với các đối tượng thỏa mãn Trigger và Condition

    1 workflow là sự kết hợp 1 chuỗi các trigger, condition, action.

    Bạn có phù hợp để ứng dụng workflow automation?

    Dù bạn là doanh nghiệp, đội nhóm nhỏ hoặc cá nhân thì workflow nên được tự động hóa bất cứ khi nào có thể vì nhiều lý do, bao gồm để đạt được hoạt động nhanh hơn và tăng hiệu quả và độ chính xác.

    Trong một doanh nghiệp, mọi bộ phận đều có thể sử dụng hệ thống tự động hóa quy trình làm việc – bao gồm tài chính, nhân sự (HR), tiếp thị và bán hàng. Nó thường được sử dụng để tự động hóa các công việc liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nhiệm vụ đó không yêu cầu trí tuệ để có thể hoàn thành.

    Các tổ chức thường tìm cách ứng dụng workflow automation vì những lý do sau: 

    • Tăng hiệu quả 
    • Giảm lỗi 
    • Tăng năng suất 
    • Tăng tốc quá trình

    Họ cũng thực hiện tự động hóa quy trình làm việc để nhân viên có thể dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ nhàm chán, có giá trị thấp. Cách làm này giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc đòi hỏi trí tuệ của con người.

    Workflow automation thường được sử dụng nhất trong các trường hợp sau:

    • Một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. 
    • Một nhiệm vụ cần phải đạt được một cách chính xác mà không có lỗi của con người. 
    • Một loạt các nhiệm vụ đơn giản có thể được thực hiện hiệu quả hơn.

    Khi được sử dụng trong những trường hợp như vậy, workflow automation cho phép tổ chức hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình và tăng hiệu quả và năng suất tại nơi làm việc.

    Lợi ích của workflow automation

    Đầu tiên, workflow automation là rất tốt để giảm thiểu sai sót của con người và ngăn chặn các công việc hàng ngày rơi vào tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.

    Một trong những lợi ích khác của workflow automation là nó cho phép nhân viên quản lý hiệu quả công việc của chính họ mà không cần hoặc không có sự giám sát. Nếu bạn áp dụng các workflow phù hợp, mọi nhân viên đều biết những gì được mong đợi ở họ và những gì họ phải chịu trách nhiệm.
    Nếu công việc của họ không được hoàn thành kịp thời, một người nào đó trong ban quản lý sẽ nhận được thông báo.

    Nhân viên làm việc ngày càng hiệu quả hơn nhờ việc hoàn thành task đúng thời hạn. Nó loại bỏ các cuộc họp đi họp lại tốn thời gian bằng cách xác định các công việc hàng ngày, thiết lập các ưu tiên và thời hạn, và phân quyền nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm thông qua phần mềm quản lý tác vụ tích hợp. Các thông báo được tạo tự động giúp mọi người đồng bộ hóa và làm việc hiệu quả.

    Tự động hóa tăng cường giao tiếp nội bộ trong hệ thống, làm giảm sự luân chuyển của nhân viên, loại bỏ tình trạng nhân viên phải nhắc nhở nhau trong một chuỗi sự kiện liên tục mà bây giờ đến lượt nhân viên khác.

    Quản lý thời gian hiệu quả trong tổ chức của bạn tạo ra lợi nhuận cao hơn trong suốt quá trình thực hiện các dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Vì hầu hết công việc trong quy trình làm việc của tổ chức là lặp đi lặp lại và nó có thể được máy tính hóa và theo dõi dễ dàng.

    Các tổ chức, doanh nghiệp hiện tại đang dùng rất nhiều các ứng dụng công nghệ trong công việc. Tự động hóa quá trình luân chuyển dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác sẽ giúp nhân viên loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập và xuất dữ liệu thủ công.

    1 số ví dụ về workflow automation:

    Với các workflow của mình, bạn có thể thiết lập chúng trên Autotable và cài đặt các quy tắc tự động hóa mà không cần có kiến thức về lập trình. Hoặc bạn cũng có thể bắt đầu nhanh với hệ thống template được thiết lập sẵn của chúng tôi.

    workflow automation template
    Workflow Automation là gì? Lợi ích và ứng dụng 3

    Một số ví dụ về workflow automation bạn có thể tham khảo:

    • Workflow automation cho sales:
      • Quy trình approve hợp đồng
      • Quy trình nhắc nhở gia hạn
      • Quy trình onboarding khách hàng mới
      • Quy trình nhắc nhở follow, gửi mail khách hàng
    • Workflow automation cho marketing:
      • Quy trình lead generation và lead nurturing
      • Quy trình đăng bài lên social theo lịch
      • Quy trình báo cáo hoạt động marketing
    • Workflow automation cho HR:
      • Workflow tuyển dụng
      • Workflow onboarding cho nhân viên mới
      • Workflow approve lương, hợp đồng, chấm công,…
    • Workflow automation cho Customer Service
      • Workflow tiếp nhận ticket
      • Workflow xử lý ticket
      • Workflow phản hồi, đóng ticket
    Scroll to Top